Đối với doanh nghiệp mới thành lập, điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử là mối quan tâm hàng đầu nhằm đảm bảo tính pháp lý và sự thuận lợi trong mọi giao dịch mua bán. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, khuôn khổ pháp lý cho việc áp dụng hóa đơn điện tử đã được hoàn thiện, doanh nghiệp cần nắm rõ và áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thực tiễn của mình.

1. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử  (HĐĐT) cần đáp ứng các điều kiện sau:

1.1. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Doanh nghiệp phải có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để phát hành, truyền nhận, lưu trữ HĐĐT. Cụ thể, doanh nghiệp đảm bảo:

- Thiết bị điện tử: Máy tính/ laptop, ipad.

- Kết nối mạng internet: Có kết nối internet ổn định.

1.2. Phần mềm hóa đơn điện tử

Để có thể khởi tạo HĐĐT, truyền nhận, quản lý hóa đơn một các thuận lợi, nhanh chóng và dễ dàng doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phần mềm HĐĐT. Theo đó, doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hoặc thuê dịch vụ của các nhà cung cấp HĐĐT được Cục thuế cấp phép.

1.3. Chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật

Chữ ký số là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng HĐĐT, dùng để ký hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chữ ký số bao gồm: USB Token, chữ ký số Smart Card, chữ ký số HSM, và chữ ký số từ xa.

Lưu ý: Điều kiện của chữ ký số dùng ký HĐĐT là đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

1.4. Đăng ký và kết nối với cơ quan thuế

Theo quy định, để sử dụng HĐĐT doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Các hình thức đăng ký gồm:

- Đăng ký thông qua cổng Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

- Đăng ký thông  qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

Ngoài điều kiện về đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế, HĐĐT phải được truyền đến cơ quan thuế theo đúng định dạng và phương thức quy định. Theo đó, doanh nghiệp đảm bảo điều kiện kết nối với cơ quan thuế thông qua:

- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Phần lớn doanh nghiệp sử dụng phương thức này.

- Cổng thông tin điện tử của Cục thuế: Áp dụng đối với các trường hợp được miễn hoặc không bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng vẫn phải gửi dữ liệu hóa đơn.

1.5. Đáp ứng về định dạng và phương thức truyền dữ liệu chuẩn

Khi sử dụng HĐĐT doanh nghiệp phải đáp ứng được việc lập hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn và phương thức truyền dữ liệu. Theo đó đảm bảo tính thống nhất và khả năng đọc, xử lý dữ liệu giữa các hệ thống.

Cụ thể điều kiện:

- Định dạng: Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language).

- Phương thức truyền dữ liệu: khi chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu sau:

+ Kết nối với Cục thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

2. Những lưu ý để triển khai hóa đơn điện tử thành công

Doanh nghiệp muốn triển khai thành công HĐĐT cần đặc biệt lưu ý đến các quy định pháp luật, lựa chọn giải pháp phù hợp. Dưới đây là một vài lưu ý giúp doanh nghiệp thông qua các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi.

- Doanh nghiệp cần có các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ hợp pháp. 

- Chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín, được cơ quan thuế cấp phép.

- Cập nhật thường xuyên các quy định mới từ cơ quan thuế để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

- Đào tạo nguồn nhân lực kế toán, quản lý để sử dụng thành thạo phần mềm HĐĐT, tránh xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng và quản lý hóa đơn.

- Cập nhật thông tin và các quy định mới để tránh vi phạm và tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Giải pháp hóa đơn toàn diện 

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng HĐĐT không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Với 22 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp phục vụ trong lĩnh vực công, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào trở thành đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, được hàng ngàn doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn. 

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ các quy định mới nhất của Bộ Tài chính và Cục thuế về hóa đơn điện tử mà còn mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

- Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ: Lập, phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác.

- Đáp ứng quy định của pháp luật: Được cập nhật liên tục theo các Nghị định, Thông tư mới nhất (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đảm bảo doanh nghiệp bạn luôn phát hành và quản lý hóa đơn đúng pháp luật, tránh mọi rủi ro về sai phạm.

- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Nhờ khả năng tinh gọn quy trình, xử lý thông minh mà giúp doanh nghiệp tiết kiệm các chi phí in ấn, lưu trữ, tìm kiếm và tiết kiệm thời gian tối ưu, nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc.

- Bảo mật dữ liệu: E-invoice có nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn cao cho mọi dữ liệu hóa đơn.

- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 mọi lúc, mọi nơi, giải quyết nhanh chóng mọi vướng mắc và sự cố trong trong quá trình sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm HĐĐT uy tín được đông đảo các doanh nghiệp lớn lựa chọn để triển khai như: Honda, KFC, CJ.CGV, Aeon Mall, MediaMart, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Takashimaya, Lazada…

Trong bối cảnh công cuộc số hóa đang diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Đầu tư đúng đắn vào hạ tầng công nghệ và quy trình triển khai hóa đơn điện tử là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và minh bạch trong công tác tài chính.

Thu Hương