Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?

Chữ ký số được coi là một trong những điều kiện đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không? Doanh nghiệp cần lưu ý những quy định quan trọng về chữ ký số người bán, người mua và các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Lưu ý quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử có 2 chủ thể tham gia giao dịch nên thông thường sẽ có 2 loại chữ ký số của người bán và người mua, quy định về chữ ký số của hai bên như sau:

1.1. Quy định về chữ ký số người bán

Căn cứ theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền”.

Như vậy, thông thường trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, một số trường hợp, pháp luật quy định không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán/người mua hoặc cả hai bên. Các trường hợp này sẽ được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định.

1.2. Quy định về chữ ký số người mua

Căn cứ theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

“Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên”.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký người mua, trừ các trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận cần ký và người mua là đơn vị kế toán.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc chữ ký.

Căn cứ theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người mua, cụ thể như sau:

2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không cần có chữ ký người mua

Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, chữ ký số của người bán và người mua không bắt buộc.

2.2. Trường hợp hóa đơn bán hàng không cần có chữ ký người mua

Theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với hóa đơn điện tử bán hàng là xăng dầu cho đối tượng khách hàng cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu sau: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất GTGT.

2.3. Trường hợp tem, vé, thẻ không cần có chữ ký người mua

Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ các trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

2.4. Trường hợp chứng từ điện tử không cần có chữ ký người mua

Đối với chứng từ điện tử, tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không cũng là một trong các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Cụ thể, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là đối tượng cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Ngoài ra, hóa đơn sử dụng để thanh toán Interline giữa các hàng hàng không theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice với tính năng cổng ký tiện dụng

Tính năng ưu việt trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật của Chính Phủ và Bộ Tài Chính về hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Ngoài các tính năng cơ bản, với chức năng cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng do nhiều điểm xuất hóa đơn, việc xuất hóa đơn đối với các doanh nghiệp có nhiều điểm bán hàng, mô hình chuỗi sẽ trở nên đơn giản, thuận tiện và rút bớt tối đa thời gian.

Vì vậy, E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.

Trên đây là một số thông tin về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Như vậy, theo quy định, một số trường hợp đặc biệt sẽ không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua. Doanh nghiệp lưu ý để xuất hóa đơn và ký số đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN