Hóa đơn bán hàng điện tử hay còn gọi là hóa đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp hiện nay. Với nhiều tính năng vượt trội, HĐĐT góp phần tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp, là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số một cách toàn diện.

Hóa đơn bán hàng điện tử.

1. Hóa đơn bán hàng điện tử là gì?

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10 /2020 quy định HĐĐT như sau:

Như vậy, hóa đơn bán hàng điện tử chính là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế. 

Hóa đơn bán hàng điện tử có 2 loại gồm:

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Hóa đơn bán hàng điện tử có giá trị pháp lý tương đương như hóa đơn giấy. Theo đó, HĐĐT đóng vai trò quan trọng - thay thế hóa đơn giấy trong các giao dịch mua hiện nay, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích.

2. Hóa đơn điện tử - Tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp

Khi công nghệ số phát triển mạnh mẽ, HĐĐT đang dần khẳng định vai trò quan trọng và trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, HĐĐT mang lại nhiều lợi ích vượt trội, góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

Sử dụng hóa đơn điện tử tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

2.1. Tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp

Sử dụng hóa đơn giấy là phương thức truyền thống, được ứng dụng ngay từ khi hình thức mua bán trao đổi hàng hóa trở nên phổ biến. Trải qua quá trình dài hình thành và phát triển, đến nay hóa đơn giấy vẫn được sử dụng, tuy nhiên lại bộc lộ nhiều yếu điểm như: lập hóa đơn lâu, dễ sai sót; mất nhiều thời gian trong vận chuyển; việc quản lý và lưu trữ gặp nhiều khó khăn, tốn kém thời gian và công sức.

HĐĐT mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tăng cường hiệu quả kinh doanh:

- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng HĐĐT giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Tiết kiệm chi phí nhân công cho việc quản lý hóa đơn, (gồm các chi phí lưu trữ, bảo quản).

- Nâng cao hiệu suất làm việc: Sử dụng HĐĐT giúp tạo và gửi hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng. Bên cạnh đó còn giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn.

- Quản lý hóa đơn dễ dàng: Các công việc lập, xuất hóa đơn; phân loại, tìm kiếm hóa đơn; lưu trữ, bảo quản hóa đơn.. đều được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn.

- Bảo mật tốt, tránh giả mạo: HĐĐT được bảo mật bằng chữ ký điện tử, giúp ngăn chặn việc giả mạo và sửa đổi hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp. Nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

- Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện: Sử dụng HĐĐT là một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ dữ liệu, từ đó thực hiện chuyển đổi số một cách thuận lợi và toàn diện.

HĐĐT không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà đối với người mua cũng có nhiều lợi ích như: có thể nhận hóa đơn ngay sau khi lập; dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ và tra cứu hóa đơn.

2.2. Căn cứ pháp lý quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay quy định về sử dụng hóa đơn điện tử căn cứ theo 2 văn bản chính gồm:

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10 /2020: Quy định về hóa đơn, chứng từ.

- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021: Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý đến các văn bản pháp lý liên quan khác như:

- Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số: 20/2023/QH15) 

- Nghị định Số: 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2028 

Việc nắm rõ các quy định về hóa đơn, chứng từ, các quy định về giao dịch điện tử, quy định về chữ ký số nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định, có giá trị pháp lý cao. Bên cạnh đó, đảm bảo các giao dịch điện tử được diễn ra an toàn, thuận lợi.

3. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh các rủi ro có thể gặp phải ảnh hưởng đến việc kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử.

(1) Tuân thủ quy định của pháp luật

Tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT trên thị trường. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín, có kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử.

Một số tiêu chí để lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT:

- Có kinh nghiệm trong việc triển khai HĐĐT.

- Hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 khi xảy ra sự cố.

- Được nhiều đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn.

- Giá cả dịch vụ cạnh tranh, chính sách rõ ràng.

(3) Bảo mật thông tin

HĐĐT chứa đựng nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp và khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin.

Các biện pháp bảo mật như:

- Sử dụng mật khẩu mạnh, đổi mật khẩu định kỳ 

- Hạn chế truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử trên các máy tính công cộng.

- Sao lưu dữ liệu thường xuyên

- Sử dụng các biện pháp bảo mật khác (như chữ ký điện tử, xác thực hai yếu tố)

(4) Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong thời gian ít nhất là 10 năm. Đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, không bị mất mát hoặc hư hỏng.

Hóa đơn bán hàng điện tử mang đến giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mua bán, hoạt động quản lý hóa đơn, chứng từ, giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường tính chuyên nghiệp.

Việc áp dụng HĐĐT là một bước đi quan trọng trong tiến trình chuyển đổi, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh với xu hướng phát triển của nền kinh tế số hiện nay.

Thu Hương