Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hàng hóa dịch vụ. Trường hợp lưu trữ hóa đơn sai quy định có thể bị phạt nặng gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp, đơn vị.

Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn được sử dụng rộng rãi khi các tổ chức cá nhân, thực hiện mua bán, trao đổi hàng hóa dịch vụ. Hóa đơn được dùng làm căn cứ kế toán và kê khai thuế theo quy định của pháp luật. Hiện nay việc quản lý hóa đơn được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Định nghĩa về hóa đơn:
Hóa đơn theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
>> Tham khảo: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
Các loại hóa đơn:
Có rất nhiều loại hóa đơn khác nhau. Để có thể lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần nắm rõ các loại hóa đơn. Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn được chia làm 5 loại chính gồm:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;
(2) Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

2.  Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy. Tuy nhiên, dù được lập dưới dạng nào thì hóa đơn cũng cần được lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Đơn vị, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2.1. Đảm bảo các yếu tố về an toàn và thời hạn lưu trữ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, hóa đơn không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2.2. Phương tiện lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

Đối với các hình thức hóa đơn khác nhau cần lưu trữ theo các cách khác nhau phù hợp với từng loại.
Hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ: lưu trữ bằng USB, đĩa CD, laptop; Gmail…)
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in:
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

• Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

3. Thời gian lưu trữ hóa đơn theo luật kế toán

Căn cứ theo quy định tại Điều 41, Luật kế toán 2015 quy định về thời gian lưu hóa đơn chứng từ kế toán cụ thể như sau:
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

• Lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
• Lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên

Ngoài ra, doanh nghiệp đơn vị có thể tham khảo tại Điều 12, 13, Điều 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật kế toán ngày 30/12/2016 đã nêu chi tiết thời hạn lưu trữ các loại hóa đơn chứng từ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice quản lý hóa đơn dễ dàng lưu trữ tối ưu

Trên thực tế, lưu trữ hóa đơn giấy bộc lộ nhiều yếu điểm, không chỉ bắt buộc có kho lưu trữ, bảo quản hóa đơn tránh mối mọt, rách hỏng mà còn tốn thời gian, nhân lực cho việc sắp xếp và tìm kiếm hóa đơn khi cần. Quản lý hóa đơn giấy theo đó mà trở nên rườm rà, phức tạp và tốn kém chi phí.

Quản lý hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice giúp doanh nghiệp, đơn vị quản lý hóa đơn dễ dàng, lưu trữ tối ưu khắc phục được mọi nhược điểm của việc lưu trữ hóa đơn giấy.

• Tiết kiệm không gian lưu trữ hóa đơn: Do được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử nên tiết kiệm được rất nhiều không gian, diện tích lưu trữ. Chỉ với một thiết bị nhỏ như USB, CD hoặc 1 chiếc máy tính hàng ngàn hóa đơn sẽ được lưu trữ nhanh chóng cẩn thận.
• Hóa đơn điện tử không bị mối mọt, rách, hỏng
• Hóa đơn an toàn và bảo mật: Mọi hóa đơn đều được mã hóa, có tính bảo mật cao và lưu trữ bởi cả bên cung cấp phần mềm. Do đó trong trường hợp bên sử dụng phần mềm mất dữ liệu có thể yêu cầu bên cung cấp phần mềm cung cấp lại hóa đơn đã bị mất. 
• Quản lý và tìm kiếm hóa đơn dễ dàng: Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice cho phép người dùng quản lý và tìm kiếm hóa đơn dễ dàng nhờ tính năng phân cấp và quản lý theo các tiêu thức do người dùng tự lập.

Bên cạnh việc hỗ trợ lưu trữ bảo quản hóa đơn tối ưu, phần mềm E-invoice còn hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trích xuất các kết quả phục vụ cho quá trình triển khai chiến lược kinh doanh.
Trên đây, là  thông tin lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP các đơn vị, doanh nghiệp lưu ý. Trường hợp trong quá trình lưu trữ hóa đơn hóa đơn bị mất, hỏng cần được báo cáo lên cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền thanh tra.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.