Hóa đơn chi hộ có phải xuất không, xuất như thế nào? Thu hộ, chi hộ không phải là hiếm gặp trên thực tế, đặc biệt thường gặp trong thanh toán phí bảo hiểm, cho vay trả góp, thu hóa đơn tiền điện, nước, điện thoại,... Đây là việc ủy quyền cho bên thứ 3 nên cần lưu ý về hóa đơn và quy định kê khai thuế để thực hiện đúng quy định.

Tất cả các trường hợp thu, chi hộ đều phải xuất hóa đơn.

1. Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua trong cả các trường hợp:

- Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho các mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ trừ các loại hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

- Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Như vậy, chỉ trừ trường hợp hàng hóa để luân chuyển nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất không phải xuất hóa đơn, còn lại tất cả các trường hợp đều phải xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định này.

Mặt khác, theo Công văn số 323/TCT-CS ngày 21/01/2020 của Tổng cục Thuế, Công văn số 54756-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội hướng dẫn về các khoản thu hộ:

- Nếu thu hộ thì phải lập hóa đơn GTGT: Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp lập phiếu chi, không phải kê khai, tính thuế đối với các khoản thu hộ.

- Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên khách hàng: Khi thu lại tiền chi hộ, công ty thực hiện lập chứng từ thu theo quy định, không lập hóa đơn, không phải kê khai nộp thuế.

- Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ: Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT với mức thuế suất tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó.

2. Quy định về kê khai, hạch toán hóa đơn chi hộ

Hướng dẫn hạch toán hóa đơn chi hộ.

Đối với hóa đơn chi hộ, thu hộ, kế toán cần lưu ý các quy định về kê khai, nộp thuế, hạch toán như sau:

2.1. Hóa đơn chi hộ có phải kê khai, nộp thuế không?

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 7, Điều 5, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT bao gồm:

“7. Các trường hợp khác:

Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:

...

c) Thu đòi người thứ 3 của hoạt động bảo hiểm.

d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.

…”

Như vậy, các khoản chi hộ khách hàng không liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh thì không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

2.2. Hướng dẫn kê khai khoản chi hộ

Theo Công văn số 54756/CT-TTHT năm 2017 hướng dẫn kê khai và xuất hóa đơn GTGT đối với khoản chi hộ khách hàng, có 2 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp 1: Chi hộ cho khách hàng, lập hóa đơn ghi trên và mã số thuế của khách hàng

• Doanh nghiệp không kê khai, không tính nộp thuế GTGT.
• Khi thu lại tiền chi hộ, công ty chỉ lập chứng từ thu, không phải xuất hóa đơn, cũng không phải kê khai và tính nộp thuế GTGT liên quan đến khoản chi hộ.

- Trường hợp 2: Hóa đơn ghi tên, mã số thuế của doanh nghiệp

Trường hợp này, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp thu hồi hóa đơn để xuất lại hóa đơn theo tên của khách hàng.

Tiếp đó, doanh nghiệp và bên khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại số tiền chi hộ, công ty phải xuất hóa đơn, kê khai và tính thuế GTGT.

2.3. Hướng dẫn hạch toán đối với hóa đơn chi hộ

Khi thực hiện hạch toán hóa đơn chi hộ, doanh nghiệp cần lưu ý là phải có hợp đồng ủy quyền hoặc biên bản ủy quyền cho bên thứ 3 thu hộ, chi hộ.

2.3.1. Cách hạch toán các khoản chi hộ

- Khi chi hộ khách hàng:

• Nợ TK 1388.
• Có TK 111, 112.

- Khi nhận lại tiền chi hộ:

• Nợ TK 111, 112.
• Có TK 1388.

2.3.2. Cách hạch toán các khoản thu hộ

- Khi thu hộ khách hàng:

• Nợ TK 111, 112.
• Có TK 3388.

- Khi trả lại tiền thu hộ:

• Nợ TK 3388.
• Có TK 111, 112.

Lưu ý: Cách hạch toán này áp dụng với trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng nên nếu hóa đơn mang tên công ty thì thực hiện hạch toán vào Chi phí hoặc Giá vốn hàng bán, dịch vụ.

3. Ví dụ hạch toán hóa đơn chi hộ

Ví dụ minh họa hạch toán hóa đơn chi hộ.

Công ty TNHH X ký hợp đồng dịch vụ với công ty B nhưng công ty Z quyền cho công ty B mua hộ Chữ ký số. Có 2 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp 1: Bên bán Chữ ký số xuất hóa đơn mang tên công ty A => Công ty X thực hiện lập Phiếu thu, không kê khai thuế và hạch toán

• Khi chi tiền: Nợ TK 1388/Có TK 112.
• Khi thu lại tiền chi hộ: Nợ TK 112/Có TK 1388.

- Trường hợp 2: Nếu bên bán Chữ ký số xuất hóa đơn mang tên Công ty X thì Công ty X phải lập hóa đơn GTGT để giao cho công ty A đồng thời thực hiện kê khai và hạch toán vào chi phí Giá vốn gói dịch vụ cung cấp cho công ty A.

• Khi chi tiền thì hạch toán: Nợ TK 154/Có TK 112.
• Khi hoàn thành gói dịch vụ, thực hiện thu tiền, ghi nhận doanh thu và kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632/Có TK 154.

Trên đây là hướng dẫn xuất hóa đơn chi hộ, cách kê khai và hạch toán. Như vậy, trường hợp thu hộ, chi hộ vẫn phải xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123.

Tuy không phải kê khai nộp thuế nhưng doanh nghiệp cần lưu ý hạch toán theo đúng các trường hợp phát sinh.

Dương Thúy