Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC. Theo đó, tùy từng nội dung sai sót, người bán có thể thông báo hóa đơn lập sai, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo đúng quy định. Bài viết dưới đây tổng hợp những điểm cần lưu ý để doanh nghiệp và kế toán áp dụng thống nhất từ ngày 01/7/2026.

Mục Lục 1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử lập sai từ 01/7/2026 2. Ba cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC 3. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử lập sai

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử lập sai từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quy định này áp dụng đối với cả hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán phải căn cứ vào nội dung sai để lựa chọn phương thức xử lý phù hợp. Thông tư quy định 03 hình thức xử lý chính, gồm:

- Chỉ thông báo hóa đơn lập sai, không phải lập lại hóa đơn.

- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

- Lập hóa đơn điện tử thay thế.

Ngoài các nguyên tắc chung, Thông tư 91/2026/TT-BTC còn hướng dẫn cách xử lý đối với nhiều trường hợp đặc thù như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn bán hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, hóa đơn đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, trường hợp trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại, hoàn phí dịch vụ, điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và một số trường hợp chuyên ngành khác.

2. Ba cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Căn cứ Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải xác định đúng nội dung sai để áp dụng một trong ba phương thức xử lý dưới đây.

2.1. Chỉ thông báo hóa đơn lập sai, không phải lập lại hóa đơn

Theo Điểm a, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa, dịch vụ, người bán không phải lập hóa đơn mới.

Trong trường hợp này, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và gửi Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC) đến cơ quan thuế theo quy định.

2.2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Theo Điểm b.1, Khoản 1, Khoản 5, Khoản 6 và Khoản 7, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được lập hóa đơn điện tử điều chỉnh trong nhiều trường hợp phát sinh sai sót hoặc cần điều chỉnh thông tin sau khi hóa đơn đã được lập. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Các trường hợp áp dụng gồm:

2.2.1. Điều chỉnh hóa đơn khi sai nội dung bắt buộc

Người bán được lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã lập sai một trong các nội dung như:

- Mã số thuế của người mua.

- Tên hàng hóa, dịch vụ.

- Hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

- Số tiền.

- Thuế suất, tiền thuế.

- Hoặc các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn (trừ trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ và các lỗi không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa).

Đối với nhiều hóa đơn cùng sai một nội dung của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh kèm Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

2.2.2. Điều chỉnh khi giá trị hoặc khối lượng thay đổi theo quyết toán

Trường hợp hóa đơn ban đầu lập đúng nhưng sau đó phát sinh thay đổi về giá trị hoặc khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch tăng hoặc giảm.

Quy định này áp dụng trong các trường hợp như:

- Điều chỉnh quyết toán dự án đầu tư.

- Điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Điều chỉnh giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

- Điều chỉnh giá bán buôn điện.

2.2.3. Điều chỉnh chiết khấu thương mại

Đối với khoản chiết khấu thương mại được xác định theo doanh số hoặc sản lượng sau khi bán hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngay trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.

2.2.4. Điều chỉnh khi trả lại hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng trong nhiều trường hợp phát sinh trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ, gồm:

- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.

- Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã thu tiền trước hoặc đã lập hóa đơn.

- Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản giảm thu khác theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.

Riêng trường hợp tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã sang tên cho người mua thì người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn trả lại hàng theo quy định.

2.2.5. Điều chỉnh hoàn phí dịch vụ ngân hàng

Khi tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn lại phí dịch vụ đã thu của khách hàng, đơn vị lập hóa đơn điều chỉnh.

Đối với trường hợp này, hóa đơn không bắt buộc ghi dòng "Điều chỉnh cho hóa đơn...".

2.2.6. Điều chỉnh đối với thẻ trả trước dịch vụ viễn thông

Doanh nghiệp viễn thông thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ vào dữ liệu bảng kê khi khách hàng sử dụng thẻ trả trước để thanh toán các dịch vụ được phép thanh toán bằng thẻ trả trước theo quy định của pháp luật.

2.2.7. Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá khi bán khí thiên nhiên

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên được xác định giá bằng ngoại tệ nhưng thanh toán và lập hóa đơn bằng đồng Việt Nam, nếu phát sinh chênh lệch giá trị do tỷ giá tại thời điểm thanh toán thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch.

2.2.8. Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Đối với hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, khi cần điều chỉnh, người bán gửi Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT để được cấp hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

2.3. Lập hóa đơn thay thế

Căn cứ Điểm b, Điểm c, Khoản 1; Khoản 6 và Khoản 7, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khi hóa đơn điện tử đã lập sai thuộc các trường hợp quy định, người bán có thể hoặc phải lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Người bán và người mua lưu ý các trường hợp sau:

2.3.1. Thay thế hóa đơn khi sai các nội dung bắt buộc

Người bán được lựa chọn lập hóa đơn thay thế (thay cho lập hóa đơn điều chỉnh) khi hóa đơn đã lập sai các nội dung như:

- Mã số thuế.

- Tên hàng hóa, dịch vụ.

- Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

- Số tiền.

- Thuế suất.

- Tiền thuế.

- Hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung không ảnh hưởng theo Điểm a, Khoản 1, Điều 10).

Sau khi lập hóa đơn thay thế, người bán ký số và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã).

2.3.2. Thay thế nhiều hóa đơn lập sai trong cùng tháng

Trường hợp trong cùng tháng người bán lập sai nhiều hóa đơn của cùng một người mua với cùng nhóm thông tin như tên người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất thì được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai, đồng thời đính kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2.3.3. Trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế

Đối với các trường hợp sau, người bán không lựa chọn điều chỉnh mà phải lập hóa đơn thay thế:

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

- Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (trừ trường hợp đặc biệt quy định tại Điểm c.2, Khoản 5, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC).

2.3.4. Lưu ý khi lập hóa đơn thay thế

Trước khi lập hóa đơn thay thế:

- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

- Nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có).

Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận đối với:

- Trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Chuyển dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.

3. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử lập sai

Sau khi lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý một số nguyên tắc áp dụng chung theo Khoản 6 và Khoản 7, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC để thực hiện đúng quy định.

3.1. Thống nhất hình thức xử lý

Trường hợp hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục áp dụng đúng hình thức đã lựa chọn ở lần xử lý đầu tiên.

Đối với hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn theo quy định thì khi phát sinh sai sót chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức thay thế.

3.2. Nguyên tắc điều chỉnh giá trị và kê khai thuế

Khi lập hóa đơn điều chỉnh về giá trị:

- Điều chỉnh tăng ghi số dương.

- Điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng theo giá trị thực tế cần điều chỉnh.

Đối với các trường hợp điều chỉnh theo Khoản 5, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC (như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, điều chỉnh theo quyết toán...), người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

3.3. Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được xử lý như thế nào?

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, khi cần điều chỉnh hoặc thay thế, tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh phải gửi Mẫu số 06/ĐN-PSĐT đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.

Việc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và kê khai các khoản thuế phát sinh (nếu có) thực hiện theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC và quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Thông tư 91/2026/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo từng trường hợp cụ thể, từ việc chỉ cần thông báo sai sót đến lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần xác định đúng loại sai sót, lựa chọn đúng phương thức xử lý và thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hạn chế rủi ro trong kê khai và quản lý thuế từ ngày 01/7/2026. 

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.