Từ ngày 01/06/2025, chính thức bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Đây là một trong những thay đổi quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, theo đó giúp tạo sự linh hoạt, đơn giản hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thủ tục hành chính.

1. Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót

Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) thay đổi quy định về xử lý hóa đơn có sai sót. Cụ thể:

Quy định mới: Kể từ ngày 01/06/2025, bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.

Hiện hành: Tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới.

2. Bổ sung các quy định mới khi hóa đơn có sai sót

Hệ thống pháp lý liên quan đến HĐĐT ngày càng được hoàn thiện, các quy định liên quan đến việc xử lý hóa đơn có sai sót cũng không ngừng được cập nhật để phù hợp với thực tế và tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, Nghị định 70/2025/NĐ-CP còn bổ sung thêm nhiều quy định mới cần đặc biệt lưu ý.

2.1. Bổ sung quy định lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai

Quy định mới: Từ ngày 1/6/2025 trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán, người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Lưu ý:  Nếu người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.

Hiện hành: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không bắt buộc có văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai.

2.2. Bổ sung quy định lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai

Quy định mới: Từ 01/06/2025 các doanh nghiệp, đơn vị có thể lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua.

Hiện hành: Lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh cho từng hóa đơn đã lập có sai sót.

2.3. Bổ sung quy định trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót

Quy định mới: Quy định rõ trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì xử lý như sau:

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra nội dung sai.

- Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định.

Lưu ý: Từ 01/06/2025 bỏ quy định trong 01 ngày làm việc cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và xử lý do người nộp thuế tự chịu trách nhiệm về việc rà soát.

3. Quy trình xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót áp dụng từ 01/06/2025

Từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót doanh nghiệp sẽ xử lý theo quy trình mới. Các trường hợp sai khác nhau sẽ xử lý theo quy trình cụ thể khác nhau.

3.1. Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Quy trình xử lý:

- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. 

- Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Bước 3: Người bán thực hiện kê khai thuế theo quy định, các thông tin về tên địa chỉ của người mua được kê khai theo thông tin đã được điều chỉnh đúng.

3.2. Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Quy trình xử lý hóa đơn có sai sót về mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn và sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách như sau:

Bước 1: Thông báo và thỏa thuận

Các bên thông báo cho nhau về sai sót, thỏa thuận về nội dung sai sót và cách điều chỉnh.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận

Người bán và người mua cùng nhau lập biên bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót gồm:

- Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập).

- Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh.

- Lý do điều chỉnh.

- Chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Dựa trên biên bản thỏa thuận, người bán lập HĐĐT điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế HĐĐT đã lập có sai sót như sau:

- Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập sai: HĐĐT điều chỉnh HĐĐT đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai: HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh

Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (nếu có thỏa thuận).

Bước 5: Kê khai thuế

Người bán thực hiện kê khai thuế GTGT theo hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu có ảnh hưởng đến số thuế).

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành chính thức bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/06/2025 và bổ sung nhiều quy định mới liên quan đến xử lý hóa đơn có sai sót.

Đây là một trong những đổi mới tích cực, hướng đến sự thuận tiện và linh hoạt hơn cho doanh nghiệp, cùng với người nộp thuế. Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ xử lý khi HĐĐT có sai sót, đảm bảo thực hiện đúng quy định tránh các rủi ro liên quan đến tính pháp lý, gây thiệt hại về tài chính.

Thu Hương