Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành điều chỉnh nhiều quy định quan trọng liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Đáng chú ý, một số trường hợp được miễn áp dụng ký số, giúp đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhỏ. Vậy cụ thể, khi nào hóa đơn không cần ký số và khi nào vẫn bắt buộc phải thực hiện đầy đủ theo quy định?

1. Có bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử không?

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 7, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số trong các trường hợp sau:

- Đối với hóa đơn mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Hóa đơn mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (gồm cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

- Hóa đơn điện tử xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

- Hóa đơn điện tử là tem, vé thẻ: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: hóa đơn điện tử xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.

- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Hóa đơn được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế: Không bắt buộc có chữ ký số.

2. Những trường hợp vẫn bắt buộc ký số trên hóa đơn

Điều 12, Khoản 2, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Mặt khác, tại Điều 18, Khoản 2, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Như vậy, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế ký số trên hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn điện tử cho người mua.​

Tuy nhiên, Nghị định 70/2023/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có quy định về việc miễn ký số trên hóa đơn. Các trường hợp cụ thể đã được liệt kê tại Mục 1 nêu trên.

3. Thời điểm ký số trên HĐĐT từ 01/6/2025

Theo Điểm c, Khoản 7, Điều 1, Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử:

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập:

- Thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.

- Người bán khai thuế căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn.

- Thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm lập hóa đơn và đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Việc nắm rõ các quy định về ký số trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai sót pháp lý mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý bán hàng. Để tối ưu quy trình phát hành hóa đơn, đồng thời tự động áp dụng đúng các trường hợp bắt buộc hoặc được miễn ký số theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Dương Thúy