Để thuận tiện cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử Pháp luật quy định định dạng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, đơn vị cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Định dạng hóa đơn điện tử.

1. Định dạng hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến ở tất cả các ngành nghề và lĩnh vực. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được lưu trữ dùng làm căn cứ kê khai thuế và cung cấp thông tin khi cần.
Khái niệm hóa đơn điện tử đã rất quen thuộc đối với mỗi người tuy nhiên lại có rất nhiều thắc mắc về định dạng hóa đơn điện tử. Căn cứ theo Khoản 1, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 định nghĩa định dạng hóa đơn điện tử được như sau:
“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”.
Như vậy, định dạng hóa đơn điện tử được hiểu là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Hiện nay, hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Điều này giải quyết được tình trạng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

2. Thành phần định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp mọi hóa đơn được tạo lập và thực hiện theo một quy tắc chung thống nhất. Căn cứ theo Khoản 2, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần là:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số được Tổng cục Thuế xây dựng và công bố. Bên cạnh đó, Tổng cục Thuế sẽ cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Thành phần định dạng hóa đơn điện tử.

3. Yêu cầu đối với doanh nghiệp khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp và các tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng 3 yêu cầu sau:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Trong đó, giao thức SOAP (viết tắt của cụm Simple Object Access Protocol) là giao thức nhắn tin và cho phép những chương trình chạy trực tiếp trên nhiều hệ điều hành khác nhau (Linux và Windows,…) giao tiếp được cùng với nhau qua Ngôn ngữ XML và Giao thức HTTP.
Mỗi hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch. Mặt khác định dạng hóa đơn điện tử phải giúp người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Trên đây là thông tin về định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà doanh nghiệp đơn vị khi sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ. Việc sử dụng không đúng định dạng có thể dẫn đến việc các thiết bị không đọc được hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử hiển thị không đầy đủ, không đúng dẫn đến hiểu nhầm.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice giải pháp tạo lập hóa đơn điện tử tối ưu

Cùng với sự phát triển của công nghệ số, phần mềm hóa đơn điện tử trở thành ứng dụng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ tạo lập và quản lý hóa đơn hiệu quả, góp phần tiết kiệm chi phí tối ưu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong số rất ít các phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao về cả chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Được thiết kế với nhiều tính năng ưu việt giúp người dùng được trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại hòa cùng nhịp sống số.
Khi gặp các vấn đề doanh nghiệp được hỗ trợ ngay lập tức thông qua các nền tảng xã hội hoặc hỗ trợ tận nơi phục vụ 24/7. Dịch vụ tận tâm chu đáo giúp hoạt động kinh doanh được thuận lợi.
Nắm rõ được định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh, tối ưu chi phí, tránh rủi ro.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.