Khác với hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in được quy định khắt khe về đối tượng bán, thủ tục và số lượng bán hóa đơn. Để hiểu rõ hơn quy định về mua bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in người mua cần lưu ý Điều 24, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

1. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn giấy

Sự phát triển không ngừng của công nghệ cùng với nhu cầu tối ưu quản lý hóa đơn chứng từ tạo điều kiện cho việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp tổ chức, đơn vị, cá nhân cần sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân để họ sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (quy định tại  Khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Đối tượng được sử dụng và mua hóa đơn của cơ quan thuế đặt in theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm có:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập HĐĐT để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố.

2. Quy định về mua bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Việc bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in được thực hiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Tại Điều 24, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in các tổ chức, cá nhân cần đặc biệt lưu ý.

Quy định về thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2.1. Quy định về thủ tục mua bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in chỉ được bán cho đối tượng mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được quy định chi tiết tại Điều 23, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, người mua thuộc đối tượng được phép mua cần đáp ứng các yêu cầu làm thủ tục mua như sau:
Đối với người mua:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn.
- Mẫu đề nghị mua hóa đơn theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Người mua lần đầu phải có văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này) về:
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
+ Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
+ Địa chỉ SX-KD phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế;
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
- Khi mua hóa đơn, người mua (người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình kèm theo giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, Mẫu hóa đơn điện tử.
Đối với người bán:

• Kiểm tra hồ sơ mua hóa đơn đặt in xem đúng và đầy đủ chưa.
• Yêu cầu người mua khi đến mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.

2.2. Quy định về số lượng bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo tháng

Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng. Số lượng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in được bán trong tháng như sau:
(1) Lần đầu mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

• Số lượng hóa đơn bán lần đầu trong tháng không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn.
• Khi chưa hết tháng mà người mua đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.

Số lượng hóa đơn bán lần đầu trong tháng không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn.

2.3. Quy định về thông báo công khai hóa đơn do Cục thuế đặt in để bán

Bên cạnh các quy định về đối tượng bán, số lượng bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in còn có quy định về thông báo công khai hóa đơn do Cục thuế đặt in để bán cho người mua. Cụ thể:
- Trước khi bán hóa đơn lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
- Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:
+ Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn;
+ Mã số thuế;
+ Địa chỉ, số điện thoại,
+ Các loại hóa đơn phát hành: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...);
+ Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in);
+ Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, đồng thời có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Nếu có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2.4. Quy định về giá bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in bán cho người mua có quy định về giá như sau:

• Giá bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận;
• Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán;
• Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết.
• Tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Thuế bán, cấp cùng một loại hóa đơn do Cục Thuế phát hành.

3. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in do người mua yêu cầu

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi thế về giá cả, thuận tiện cho việc quản lý hóa đơn chứng từ. Do đó rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in xử lý như sau:
Đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

• Tiếp nhận và chấp thuận yêu cầu ngưng sử dụng mã số thuế của người mua nếu không có nhu cầu sử dụng hóa đơn nữa.
• Thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà người mua không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
• Chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định nếu người mua có yêu cầu.

Đối với người mua:

• Dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
• Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định  123/2020/NĐ-CP trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.