Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn do cơ quan thuế đặt in vẫn được doanh nghiệp dùng trong mua bán hoặc trao đổi hàng hóa dịch vụ. Vậy khi nào áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in? Bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

Khi nào áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

1. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là gì?

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định.

2. Khi nào áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?

Để nắm được khi nào áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in các cá nhân đơn vị cần căn cứ theo các quy định về hóa đơn chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020.

Đối đượng áp dụng hóa đơn đặt in.

2.1. Đối tượng áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và các trường hợp áp dụng

Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Cục Thuế) đặt in hóa đơn để bán cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in .
Căn cứ theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:

(1) Đối tượng áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Đối tượng bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định này. Cụ thể có:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa,
• Hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. (Trong đó địa bàn có điều kiện KT-XH khó khăn, địa bàn có điều kiện KT-XH đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015).
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

(2) Các trường hợp áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau

Các đối tượng thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định trong các trường hợp sau:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
• Mua hóa đơn của cơ quan thuế đặt in trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.
• Trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2. Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Việc bán hóa đơn cho các đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in bắt buộc tuân thủ quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ quy định tại Điều 24, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cụ thể:
(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn và kèm theo.
(2) Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.

• Số lượng hóa đơn bán không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn cho đối tượng kinh doanh lần đầu.
• Trường hợp sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu nhưng chưa hết tháng, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
• Số lượng hóa đơn bán không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

3. Hướng dẫn mua và sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Căn cứ theo tiểu mục 5 Mục II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1464/QĐ-BTC năm 2022, Bộ Tài chính hướng dẫn thủ tục đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hướng dẫn mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh muốn mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chuẩn bị hồ sơ mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Các giấy tờ kèm theo như: CMND hoặc thẻ CCCD
• Văn bản cam kết theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ (đối với mua hóa đơn lần đầu) về:
  • Địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế;
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
  • Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã;
  • Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Đến cơ quan thuế mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý xuất trình hồ sơ để mua hóa đơn.
Lưu ý:

• Người mua hóa đơn là người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Khi đến mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.

Bước 3: Cơ quan thuế bán hoá đơn cho người nộp thuế theo tháng

Căn cứ theo hồ sơ đề nghị mua hóa đơn cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn cho người mua.

• Lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn.
• Nếu chưa hết tháng mà hết hóa đơn cơ quan thuế căn cứ tình trạng thực tế để bán hóa đơn cho người mua.

Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Giá bán hóa đơn do Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết bảo đảm bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận

Bước 5: Sử dụng hóa đơn

Người mua nhận hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. 
Hiện nay đa số các đơn vị, doanh nghiệp đều đã triển khai áp dụng hóa đơn điện tử do có nhiều ưu điểm vượt trội hơn như lập xuất hóa đơn nhanh chóng, giảm thiểu sai sót khi lập hóa đơn, quản lý và lưu trữ thuận tiện, tối ưu các chi phí đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, đơn vị.
Trên đây là thông tin khi nào áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Mặc dù việc áp dụng hóa đơn đặt in có nhiều hạn chế như chi phí in ấn cao, thủ tục phức tạp, hạn chế về thời gian, địa điểm xuất hóa đơn nhưng các đơn vị doanh nghiệp vẫn được đảm bảo tính bảo mật, chống giả mạo và thuận tiện khi chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm dịch vụ cho khách hàng.
Theo đó doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định sử dụng loại hóa đơn này.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.