Ký hiệu hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm được

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nội dung bắt buộc khi lập hóa đơn, chúng đóng vai trò như mã số "căn cước công dân" giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế xác định và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và chính xác. Theo đó, việc nắm rõ cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết đặc biệt là đối với kế toán.

Ký hiệu hóa đơn điện tử.

1. Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế (quy định tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự đặc biệt thể hiện trên mỗi hóa đơn điện tử, được quy định cụ thể và thống nhất nhằm xác định chính xác “danh tính” hóa đơn điện tử được lập ra.

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm cả phần chữ và phần số, trong đó mỗi chữ và số đều thể hiện một thông tin riêng. Việc hiểu rõ về ký hiệu này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả hơn và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2. Cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được lập là duy nhất, dùng để xác định hóa đơn điện tử được lập.

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử. Trong đó:

- Ký hiệu mẫu số: Thể hiện loại hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn bán hàng hay hóa đơn khác.

- Ký hiệu hóa đơn: Bao gồm thông tin về hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế; năm lập hóa đơn; loại hình doanh nghiệp và một số ký tự do doanh nghiệp tự định nghĩa.

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về mẫu số hóa đơn như sau:

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu	Nội dung phản ánh
Số 1	Loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
Số 2	Loại hóa đơn điện tử bán hàng.
Số 3	Loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
Số 4	Loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5	Loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử. Các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Số 6	Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

Vị trí	Ký hiệu	Nội dung phản ánh
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K	C	Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
	K	Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập		Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể	T	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
	D	Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
	L	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
	M	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
	N	Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
	B	Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
	G	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
	H	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý		Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu HĐĐT trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn.
	YY	Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Ví dụ:

- Ký hiệu hóa đơn là “2C24TBB”: hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2024 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Ký hiệu hóa đơn là “1C24TAA”: hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2024 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Ký hiệu hóa đơn là “1C23LBB”: có nghĩa là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

- Ký hiệu hóa đơn “6K23NAB”: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2023 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

- Ký hiệu hóa đơn là “1K23TYY”: hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- Ký hiệu là “6K22BAB”: phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

- Ký hiệu hóa đơn là “1K22DAA”: hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2022 và là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

3. Tại sao cần hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử?

Hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử giúp quản lý hóa đơn dễ dàng.

Việc hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho người sử dụng, đặc biệt là đối với kế toán và cơ quan quản lý thuế.

Hiểu rõ ký hiệu hóa đơn điện tử giúp:

- Dễ dàng phát hiện các sai sót: Nhờ vào cấu trúc cố định của ký hiệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các sai sót trong quá trình lập hóa đơn.

- Quản lý hóa đơn hiệu quả: Giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và quản lý hóa đơn.

- Tránh rủi ro lập hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định của pháp luật.

- Hỗ trợ công tác kiểm tra, thanh tra: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử, đóng vai trò xác định và phân loại hóa đơn.

Các kế toán, cá nhân và doanh nghiệp cần nắm vững kiến thức về ký hiệu hóa đơn để có thể quản lý và sử dụng hóa đơn hiệu quả tránh các rủi ro dẫn đến bị hạt tài chính hoặc gây tổn thất cho đơn vị, doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN