Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào? Rất nhiều trường hợp các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán sẽ bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang dạng giấy. Theo đó, kế toán cần nắm chắc các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để hiểu rõ hơn khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Trước đây việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Tuy nhiên, hiện nay Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã hết hiện lực.
Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Có rất nhiều trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

2.1. Trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy quy định:
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.”
Như vậy đơn vị, doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp sau:

• Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ thanh tra, kiểm tra.
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ điều tra truy thu thuế.
• Khi được các cơ quan chức năng yêu cầu để phục vụ quá trình điều tra.

2.2. Trường hợp không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bên cạnh các trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thì đơn vị, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán của mình.
Cụ thể một vài trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nhu cầu như:

• Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng, gia tăng uy tín.
• Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.
• Đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ thông tin hàng hóa phục vụ cho nghiệp vụ kế toán.

3. Lưu ý trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ nhằm đảm bảo hóa đơn chứng từ chuyển đổi được sử dụng đúng mục đích, tránh hiểu nhầm và gây thiệt hại cho người sử dụng.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, đơn vị doanh nghiệp cần lưu ý:

• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
• Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.