Công văn 1902/CT-CĐS do Cục Thuế ban hành ngày 31/3/2026 đưa ra hướng dẫn mới nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán để gian lận thuế. Theo đó, Cục Thuế nhấn mạnh việc tăng cường phối hợp dữ liệu, rà soát dấu hiệu bất thường và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kế toán, tài chính.

Mục Lục 1. Công văn 1902/CT-CĐS hướng dẫn ngăn chặn hành vi lập 2 sổ kế toán 1.1. Thực trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán để gian lận thuế 1.2. Căn cứ pháp lý khẳng định hành vi lập “2 sổ kế toán” là bị nghiêm cấm 1.3. Tăng cường kiểm soát dữ liệu và cảnh báo rõ chế tài xử lý vi phạm 2. Cục Thuế yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm phối hợp ngăn chặn gian lận từ gốc 3. Quy định về mẫu file danh sách doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán gửi Cục Thuế 4. Hướng dẫn lập và gửi danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán theo Công văn 1902 4.1. Hướng dẫn điền mẫu danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán 4.2. Thời hạn và cách thức gửi danh sách về Cục Thuế 5. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cam kết đồng hành ngăn chặn hành vi lập “2 sổ kế toán”

1. Công văn 1902/CT-CĐS hướng dẫn ngăn chặn hành vi lập "2 sổ kế toán"

Ngày 31/3/2026, Cục Thuế ban hành Công văn 1902/CT-CĐS nhằm tăng cường phối hợp phát hiện và ngăn chặn hành vi gian lận thuế thông qua việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trong cùng một kỳ kế toán năm.

1.1. Thực trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán để gian lận thuế

Theo ghi nhận từ cơ quan thuế và thông tin từ các cơ quan bảo vệ pháp luật, hiện vẫn tồn tại tình trạng một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh sử dụng phần mềm để vận hành đồng thời từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị trong cùng kỳ kế toán năm.

Cụ thể:

- Một hệ thống sổ được sử dụng để kê khai, báo cáo với cơ quan thuế.

- Hệ thống còn lại được sử dụng nội bộ, phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh thực tế.

Mục đích của việc này là che giấu doanh thu, giảm số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Thực trạng này không chỉ gây thất thu ngân sách mà còn tạo ra môi trường cạnh tranh không bình đẳng, ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ cương pháp luật và niềm tin trong hoạt động kinh doanh.

Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp vừa và nhỏ được áp dụng chế độ kế toán mới từ năm 2026.

1.2. Căn cứ pháp lý khẳng định hành vi lập “2 sổ kế toán” là bị nghiêm cấm

Cơ quan thuế nhấn mạnh, hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán trong cùng một kỳ kế toán là vi phạm pháp luật và đã được quy định rõ tại nhiều văn bản:

- Luật Kế toán 2015 quy định nghiêm cấm việc lập từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

- Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ và chịu trách nhiệm về hồ sơ thuế đã nộp.

- Các hành vi không ghi chép đầy đủ doanh thu vào sổ kế toán có thể bị xác định là hành vi trốn thuế.

Theo đó, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời, chính xác trên một hệ thống sổ kế toán duy nhất theo đúng quy định.

1.3. Tăng cường kiểm soát dữ liệu và cảnh báo rõ chế tài xử lý vi phạm

Công văn 1902/CT-CĐS yêu cầu các đơn vị trong ngành thuế đẩy mạnh phối hợp, kết nối và đối soát dữ liệu nhằm phát hiện sớm hành vi sử dụng nhiều hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là các trường hợp sử dụng phần mềm để ghi nhận song song số liệu.

Trọng tâm gồm:

- Rà soát dữ liệu kê khai thuế, báo cáo tài chính.

- Phát hiện dấu hiệu bất thường về doanh thu, chi phí.

- Phối hợp với cơ quan chức năng để kiểm tra, xác minh.

Đáng chú ý, cơ quan thuế cũng nhấn mạnh hậu quả pháp lý rất nghiêm khắc đối với hành vi lập “2 sổ kế toán”, bao gồm cả xử phạt hành chính và hình sự:

1.3.1. Xử phạt hành chính

- Phạt từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả (chưa đến mức truy cứu hình sự).

- Tổ chức vi phạm bị phạt gấp 2 lần cá nhân.

- Buộc bổ sung đầy đủ số liệu vào sổ kế toán.

- Ngoài ra, có thể bị xử phạt thêm nếu không cung cấp hoặc cung cấp sai lệch hồ sơ, tài liệu kế toán khi cơ quan thuế yêu cầu.

1.3.2. Truy cứu trách nhiệm hình sự

Theo Điều 221, Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017):

- Phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc phạt tù từ 1 – 5 năm nếu gây thiệt hại từ 100 triệu đồng.

- Trường hợp nghiêm trọng hơn:

+ 3 – 12 năm tù (có tổ chức, thủ đoạn tinh vi…).

+ 10 – 20 năm tù nếu thiệt hại từ 1 tỷ đồng trở lên.

Ngoài ra, người vi phạm còn có thể:

- Bị cấm đảm nhiệm chức vụ từ 1 – 5 năm.

- Bị tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Như vậy, hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán không chỉ dừng ở vi phạm hành chính mà hoàn toàn có thể bị xử lý hình sự với mức phạt rất nặng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Tham khảo: Từ năm 2026, hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu đồng phải lập 4 sổ kế toán bắt buộc.

2. Cục Thuế yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm phối hợp ngăn chặn gian lận từ gốc

Trên cơ sở tăng cường kiểm soát hành vi lập “2 sổ kế toán”, Cục Thuế đề nghị các tổ chức cung cấp giải pháp công nghệ chủ động phối hợp triển khai các biện pháp kỹ thuật nhằm ngăn chặn gian lận thuế ngay từ hệ thống phần mềm.

Cụ thể, các đơn vị không phát triển hoặc hỗ trợ các phần mềm có khả năng vận hành song song nhiều hệ thống sổ kế toán cho cùng một đơn vị trong cùng kỳ kế toán. Đồng thời, cần tích hợp các chức năng kiểm soát như:

- Cảnh báo khi phát sinh dấu hiệu bất thường.

- Ghi nhận đầy đủ lịch sử thay đổi dữ liệu.

- Phát hiện các hành vi chỉnh sửa, sai lệch số liệu kế toán.

Bên cạnh đó, Cục Thuế yêu cầu kết nối đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo toàn bộ thông tin giao dịch được truyền đầy đủ, kịp thời về cơ quan thuế theo quy định.

Các tổ chức cung cấp giải pháp cũng có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin đối với các trường hợp có dấu hiệu sử dụng nhiều hệ thống sổ kế toán, bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế và địa chỉ kinh doanh.

Đáng chú ý, Cục Thuế yêu cầu:

- Lập danh sách toàn bộ khách hàng đang sử dụng phần mềm đến hết ngày 31/3/2026 và gửi về cơ quan thuế trước ngày 8/4/2026.

- Định kỳ trước ngày mồng 5 hằng tháng, tiếp tục cập nhật danh sách và gửi về địa chỉ: baocao.pmkt@gdt.gov.vn.

Theo Cục Thuế, việc tăng cường phối hợp từ phía các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ góp phần kiểm soát hiệu quả hành vi gian lận thuế, đồng thời xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số.

Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Quy định về mẫu file danh sách doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán gửi Cục Thuế

4. Hướng dẫn lập và gửi danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán theo Công văn 1902

Công văn 1902/CT-CĐS quy định rõ về mẫu danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán cũng như cách lập và thời hạn gửi về Cục Thuế để phục vụ công tác rà soát, phát hiện dấu hiệu sử dụng song song nhiều hệ thống sổ kế toán.

4.1. Hướng dẫn điền mẫu danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán

Danh sách được lập theo Phụ lục ban hành kèm Công văn 1902, gồm 2 nhóm thông tin chính:

(1) Thông tin tổ chức cung cấp phần mềm

- Tên tổ chức.

- Mã số thuế.

- Thông tin đầu mối liên hệ: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email.

(2) Thông tin danh sách khách hàng sử dụng phần mềm

- Kỳ cung cấp thông tin (ghi rõ “đến ngày…”).

- Danh sách khách hàng sử dụng phần mềm tính đến thời điểm báo cáo.

Danh sách này là căn cứ để cơ quan thuế:

- Đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm kế toán, bán hàng và hóa đơn điện tử.

- Rà soát dấu hiệu bất thường về doanh thu, chi phí.

- Phát hiện trường hợp có nguy cơ sử dụng nhiều hệ thống sổ kế toán.

Có thể bạn quan tâm: Hộ kinh doanh nhiều cửa hàng sẽ khai thuế chung một mã số thuế.

4.2. Thời hạn và cách thức gửi danh sách về Cục Thuế

Công văn 1902/CT-CĐS quy định cụ thể thời hạn và tần suất gửi dữ liệu như sau:

- Gửi danh sách toàn bộ khách hàng sử dụng phần mềm đến hết ngày 31/3/2026 trước ngày 08/4/2026.

- Sau đó, định kỳ trước ngày mồng 5 hằng tháng, tiếp tục cập nhật và gửi danh sách các trường hợp thay đổi.

- Hình thức gửi: Gửi qua địa chỉ thư điện tử của Cục Thuế: baocao.pmkt@gdt.gov.vn.

Ngoài ra, các tổ chức còn có trách nhiệm:

- Cung cấp thông tin các khách hàng có dấu hiệu sử dụng song song nhiều hệ thống sổ kế toán.

- Đảm bảo dữ liệu gửi đầy đủ, chính xác, kịp thời theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Việc lập và gửi danh sách theo đúng mẫu, đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ phối hợp mà còn là cơ sở quan trọng giúp cơ quan thuế tăng cường kiểm soát, kịp thời phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận thuế trong thực tế.

5. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cam kết đồng hành ngăn chặn hành vi lập “2 sổ kế toán”

Trước yêu cầu tăng cường minh bạch và phòng ngừa gian lận thuế theo Công văn 1902/CT-CĐS, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn khẳng định luôn tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật và chủ động phối hợp với cơ quan thuế trong việc ngăn chặn hành vi sử dụng song song nhiều hệ thống sổ kế toán.

Theo đó, các giải pháp phần mềm do Thái Sơn phát triển được định hướng phục vụ kê khai, hạch toán đúng – đủ – chính xác, không hỗ trợ hoặc tích hợp các chức năng cho phép vận hành nhiều hệ thống sổ kế toán nhằm mục đích gian lận thuế, dù ở môi trường online hay offline. Đồng thời, doanh nghiệp cũng kiên quyết từ chối các yêu cầu tư vấn, triển khai có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế.

Thực hiện theo Công văn 1902/CT-CĐS, Thái Sơn sẵn sàng phối hợp cung cấp thông tin danh sách khách hàng sử dụng phần mềm theo đúng phạm vi yêu cầu của cơ quan thuế, bao gồm các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế và thời gian sử dụng dịch vụ. Việc cung cấp dữ liệu được thực hiện đúng quy định, không bao gồm thông tin kế toán chi tiết hay dữ liệu kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Thái Sơn cũng tập trung phát triển các tính năng:

- Kết nối đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm kế toán, bán hàng và hóa đơn điện tử.

- Ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu, hỗ trợ truy vết.

- Cảnh báo các dấu hiệu bất thường trong quá trình hạch toán.

Qua đó, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ, hạn chế rủi ro sai sót và vi phạm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, Thái Sơn cho rằng việc tuân thủ pháp luật thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, điều chỉnh hoạt động kế toán – tài chính theo đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong tương lai.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.