Ngày 12/09/2018, Chính Phủ chính thức ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đưa ra các quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bài viết này E-invoice sẽ tổng hợp giúp bạn từ A-Z các quy định quan trọng về hóa đơn điện tử mới nhất.

Các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119.

1. Nội dung yêu cầu của hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ có hiệu lực từ ngày 1/11/2018, hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Lưu ý rằng, nội dung hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Với những trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung yêu cầu trên mà sẽ thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2. Các loại hóa đơn điện tử theo quy định mới

Hóa đơn điện tử chia làm 3 loại cơ bản theo quy định mới.

Cũng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 3 loại cơ bản sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng: Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

3. Điều kiện hợp pháp của hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Tại Điều 2 của Nghị Định 119/2018/NĐ-CP đã quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
• Tổ chức khác.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

5. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018 thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải triển khai và thực hiện xong hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Doanh nghiệp triển khai xong hóa đơn điện tử.

Tại Điều 36 của Nghị định này đã quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.
• Với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020: Trường hợp cơ quan thuế có thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh tiến hành thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế; trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định pháp luật.
• Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

6. Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
• Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

7. Nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ nguyên tắc sau:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định pháp luật và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định của pháp luật.
• Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ngoài ra, hóa đơn chuyển đổi cũng phải có ký hiệu riêng, bao gồm các thông tin: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

8. Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

​​​​​​​Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí.

Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
• Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
• Các trường hợp khác do Bộ Tài chính quyết định.

Trên đây là tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử mới nhất. Quý khách hàng cần tư vấn thêm các quy định về Hóa Đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice Xin vui lòng liên hệ theo số điện thoại HOTLINE 24/7 của Tổng đài chăm sóc khách hàng E-invoice: Miền Bắc: 1900.4767 - Trung, Nam: 1900.4768 
Ngoài ra, để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/