Chữ ký số, chứng thư số là những khái niệm không còn xa lạ đối với khối doanh nghiệp và các cá nhân tổ chức khác. Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ 4 thông tin cơ bản sau đây:

1. Khái niệm Chữ ký số và chứng thư số 

Nắm rõ khái niệm giúp doanh nghiệp hiểu rõ và biết cách sử dụng đúng chữ ký số kết hợp với chứng thư số trong quá trình lưu trữ và chuyển tiếp hóa đơn điện tử.

1.1. Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số tương tự như chữ ký truyền thống, đều có vai trò xác nhận cam kết của tổ chức hay cá nhân nào đó. Người kí xác nhận phải chịu trách nhiệm trong văn bản đã ký và không chối bỏ được. Tuy nhiên, chữ ký số được thể hiện dưới hình thức khác, bằng cách dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi cá nhân, tổ chức sẽ có một cặp khóa (key pair) bao gồm một khóa công khai gọi là Public Key và một khóa bí mật gọi là Private Key.

• Public key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
• Private key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng được dùng để tạo chữ ký số.
• Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Chữ ký số và chứng thư số là yếu tố không thể thiếu khi tạo lập hóa đơn điện tử

1.2. Khái niệm chứng thư số

Chứng thư số còn được hiểu như chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Với vai trò xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường máy tính và internet của tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Như vậy, chứng thư số được hiểu là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số của 1 cá nhân hay tổ chức.
Thông thường, chứng thư số là cặp khóa và đã được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin như: Công ty, mã số thuế của doanh nghiệp… Các tài liệu này sẽ sử dụng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan và thực hiện giao dịch điện tử khác như hóa đơn điện tử.
Chứng thư số phải đảm bảo có các thông tin sau đây:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tên của thuê bao
• Số hiệu của chứng thư số
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của thuê bao (Public key)
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Một vài thông tin khác như: Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số…

Chữ ký điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử của đơn vị phát hành.

2. Sử dụng chữ ký số và chứng thư số như thế nào?

2.1. Chữ ký số

Trong môi trường công nghệ số kết hợp với internet, chữ ký số được sử dụng để xác nhận nội dung văn bản từ mẫu chữ ký viết tay. Với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử sẽ mã hóa chữ ký viết tay để trở thành một chữ ký điện tử với độ bảo mật cao.
Chữ ký số hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng, kê khai hải quan, giao dịch trong các lĩnh vực bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.
Hiện nay, thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa như đã nói ở trên gồm: Public Key và Private key cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.
Ngoài ra, chữ ký điện tử còn giúp xác thực hóa đơn điện tử của đơn vị phát hành. Bằng cách ký xác nhận cho 1 hóa đơn đã lập xong hoặc ký cùng lúc nhiều hóa đơn đều được.

2.2. Chứng thư số

Không giống như chữ ký số, với đặc điểm là văn bản số chứng minh tính hợp pháp và tính đảm bảo cho việc ký số điện tử. Chứng thư số được sử dụng để xác định chắc chắn danh tính của một đối tượng, tổ chức khi tham gia vào giao dịch điện tử dựa trên máy chủ xác thực danh tính.
Như một cách nhận diện máy chủ, sử dụng chứng thư số giúp một cá nhân hay một số đối tượng khác gắn định danh với một Public Key. Việc sử dụng chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền các định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Chứng thư số dùng để xác định danh tính của một đối tượng nào đó trong giao dịch điện tử

3. So sánh giữa chữ ký số và chứng thư số

Qua những thông tin trên, có thể thấy rằng chứng thư số và chữ ký số mang một vai trò khác nhau. Trong khi chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số có đúng hay không thì chữ ký số đóng vai trò xác nhận thông tin văn bản, hoặc cam kết của cá nhân hay tổ chức.
Mối quan hệ giữa chữ ký số và chứng thư số là mối quan hệ hỗ trợ. Trong đó, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.
Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số. Với chứng thư số doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu. Sau khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo lập chữ ký số. 
Nhiều doanh nghiệp thường gặp vướng mắc khi khách hàng không có chữ ký số, đặc biệt là trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Theo yêu cầu, nếu khách hàng không phải thuộc 2 trường hợp sau đây thì không yêu cầu có chữ ký số của người mua.

• Bên mua không phải là đơn vị kế toán
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Được Tổng cục Thuế thẩm định, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp hiện đang là phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết. Không chỉ vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn cung cấp đa dạng tính năng ưu việt trong đó phải kể đến tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy chỉ với 1 chữ ký số.

Phần mềm hóa đơn E – Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn trên nhiều máy chỉ với một chữ ký số

Với những tính năng ưu việt và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã và đang được nhiều đơn vị doanh nghiệp hàng đầu lựa chọn sử dụng với các tên tuổi như AEON, KFC, Lotte, Honda, Lazada, Grab, CJ CGV….
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm , Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/