Sự phát triển và mở rộng quy mô của các hãng hàng không tại Việt Nam như Vietnam Airlines, Vietjet Air, Jetstar Pacific…đặt ra bài toán khó khăn về vấn đề quản lý hóa đơn. Trước tình hình này, hóa đơn điện tử ra đời được đón nhận với kỳ vọng là giải pháp thiết thực ‘thổi bay’ những bất cập, vướng mắc về hóa đơn trong ngành hàng không.

Ứng dụng hóa đơn điện tử đang là xu thế được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

1. Thực trạng tình hình hóa đơn của ngành hàng không

Ngành hàng không hiện đang là ngành hàng có tốc độ tăng trưởng dự báo nhanh thứ 5 trên thế giới, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, cảng hàng không cho đến các dịch vụ phụ trợ hàng không. Vận tải hàng không đóng vai trò quan trọng và được xem là xương sống của ngành hàng không với 2 dịch vụ chính là vận tải hành khách và vận tải hàng hóa.

1.1. Đối với vận tải hành khách

Hàng năm, tại Việt Nam, ngành hàng không thực hiện hàng trăm nghìn chuyến bay đưa hàng triệu lượt khách di chuyển giữa các địa điểm. Hiện tại, các hãng hàng không đều khuyến khích khách hàng đặt vé máy bay thông qua các website dịch vụ hay các ứng dụng của hãng hàng không.
Tuy nhiên, ngoài mua vé online thì hình thức mua vé máy bay trực tiếp tại các đại lý bán vé vẫn được nhiều người lựa chọn. Với hình thức này thì phần lớn các đại lý sẽ chuyển trực tiếp hóa đơn giấy cho khách hàng hoặc gửi chuyển phát. Với phương thức hóa đơn giấy truyền thống, dữ liệu thông tin khách hàng cần lưu trữ, xử lý lớn khiến các đại lý và hãng hàng không gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian, công sức trong việc lập và quản lý hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử là gì?

1.2. Đối với vận tải hàng hóa

Theo như các chuyên gia về kinh tế đánh giá thì lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không của Việt Nam không nhiều nhưng lại chiếm tới 25% tổng giá trị xuất khẩu của cả nước. Tổng lượng hóa đơn giao dịch của dịch vụ này cũng vô cùng lớn, gây khó khăn cho các hãng hàng không trong việc tạo lập và lưu trữ quản lý hóa đơn nếu không có phương thức hiệu quả.
Ngoài vận tải hàng không thì nhắc đến ngành hàng không còn có các dịch vụ đi kèm khác như: Dịch vụ cho thuê; dịch vụ trước nhà ga, trong nhà ga; phục vụ mặt đất…. Số lượng dịch vụ tỉ lệ thuận với số lượng hóa đơn phát sinh trong quá trình hoạt động thực tế.

Ngành hàng không vẫn chần chừ trong công cuộc chuyển đổi dùng hóa đơn điện tử. 

2. Hóa đơn điện tử ra đời ‘thổi bay’ những bất cập của hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử ra đời như ‘vệt sáng’ giúp giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong khâu kiểm toán, thanh toán, quản lý hóa đơn của ngành hàng không và đem lại cho ngành những lợi ích thiết thực nhất.

2.1. Bài toán tiết kiệm chi phí, giảm thủ tục hóa đơn

Số lượng hành khách khổng lồ mỗi năm, dịch vụ vận tải hàng hóa, bảo dưỡng máy bay… ngốn không ít chi phí và nhân lực của ngành hàng không đòi hỏi các hãng luôn không ngừng tìm các công cụ, cách thức để tinh gọn, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả. Việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng nằm trong định hướng và tư duy đó.
Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngành hàng không giảm thiểu được các thủ tục giấy tờ không cần thiết, giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài liệu bị mất và xử lý hồ sơ chứng từ nội bộ. Tốc độ xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử cũng được giảm xuống đáng kể. Và lợi ích nhìn thấy rõ nhất ở các hãng hàng không là khoản chi phí không nhỏ tiết kiệm được cho hàng trăm nghìn, thậm chí hàng triệu hóa đơn mỗi năm, bởi chi phí giảm trực tiếp trên từng số hóa đơn.

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, giảm thủ tục hóa đơn.

2.2. Quy trình tạo lập an toàn, bảo mật

Sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng công nghệ, tính năng phân quyền rõ ràng, tất cả các thông tin như thông tin khách hàng, thông tin dịch vụ vận tải, bảo dưỡng máy bay… được nâng mức độ bảo mật đáng kể. Khả năng xảy ra gian lận hay sai sót đáng tiếc là rất ít. Hóa đơn điện tử cũng khắc phục được hạn chế lớn của hóa đơn giấy - dễ thất lạc, dễ biến dạng, dễ đánh tráo…
>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn điện tử.

2.3. Thuận tiện cho công tác quản lý

Trong mô hình hoạt động của ngành hàng không, bên cạnh các hãng hàng không, các tổng đại lý, đại lý vẫn đang đóng vai trò không nhỏ trong vận động của ngành. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có tác động trực tiếp đến các nhóm đối tượng này.

Đối với tổng đại lý

Hóa đơn điện tử cho phép các tổng đại lý cung cấp và gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng thông qua các kênh khác nhau như SMS, Email… Khách hàng không tốn thời gian chờ đợi hóa đơn khi mua vé máy bay hay bất kỳ dịch vụ đi kèm nào đó như vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế…
Thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ từ những lần sử dụng trước đó của khách để tiến hành tạo lập hóa đơn. Đây là tiện ích mà hóa đơn giấy truyền thống trước đây không thể đem lại cho khách hàng.

Khách hàng nhận hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng qua các kênh khác nhau.

Đối với hãng hàng không

Với hóa đơn điện tử, các hãng hàng không dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của từng đại lý được phản ánh trực tiếp qua các số liệu về hóa đơn của các đơn vị này. Công tác lập, xuất và quản lý hóa đơn nội bộ của các hãng cũng chắc chắn được hệ thống và tăng hiệu quả.
Với xu hướng tất yếu cùng những lợi ích tích cực mà hãng hàng không nhận được thì liệu các hãng hàng không có nên sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Câu trả lời cho vấn đề này hẳn đã khá rõ ràng.

3. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?

Không phải đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hiểu được đặc thù, nghiệp vụ của ngành hàng không, có đủ năng lực công nghệ để phát triển, tùy chỉnh, tích hợp cho phù hợp với yêu cầu của các đơn vị trong ngành này. Với hơn 15 năm phát triển, là một trong những đơn vị tiên phong triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn với phần mềm hóa đơn điện tử EInvoice đã triển khai thành công hóa đơn điện tử cho các đơn vị thuộc đa dạng ngành hàng.
Trong số khách hàng triển khai phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn, phải kể đến những tên tuổi như: hãng hàng không Cathay Pacific, Singapore Airline… hay các tổng đại lý, văn phòng bán vé của Hong Kong Dragon Airlines, Xiamen Airlines tại Việt Nam...

Phần mềm hóa đơn điện tử E–Invoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp.

Với những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem đến cho ngành hàng không, các hãng hàng không đã nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm của E-Invoice, xin Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất.
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel : 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/