Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Trong quá trình tiếp cận với hóa đơn điện tử, đây là vấn đề vướng mắc mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Việc không hiểu rõ bản chất, “mơ hồ” về khái niệm dễ khiến doanh nghiệp dễ bị nhầm lẫn với các thuật ngữ khác. Các thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Những quy định quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
• Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, Tổng Cục Thuế sẽ cung cấp công cụ hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử. Hiện tại, để xem nội dung của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF, HTML hoặc bằng một số định dạng khác.
Như vậy, từ các quy định trên đây, bản thể hiện của hóa đơn điện tử được hiểu là bản hiển thị toàn bộ các nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc.

2. Yêu cầu về nội dung trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử. Vì vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

• Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn và số hóa đơn;
• Thông tin bên bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin bên mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu bên mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp người bán lập hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền phải thanh toán.
• Chữ ký điện tử của bên bán.
• Chữ ký điện tử của bên mua (nếu có): Một số trường hợp được miễn chữ ký người mua do Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Yêu cầu về nội dung bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

3. Doanh nghiệp sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần lưu ý những vấn đề gì?

Để tránh tình trạng hiểu sai bản chất và sử dụng sai lệch bản thể hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp, tuân thủ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh toàn vẹn về nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực giao dịch thanh toán.

Trên đây là các thông tin giúp doanh nghiệp làm rõ thông tin và giải đáp vấn đề: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần hiểu bản chất và phân biệt rõ ràng để tránh nhầm lẫn với các thuật ngữ khác.
Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong doanh nghiệp FDI, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.