Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ được ban hành ngày 12/9/2019 thì không ít những vấn đề xung quanh việc sử dụng hóa đơn điện tử được chia sẻ trên khắp diễn đàn doanh nghiệp, diễn đàn kế toán. Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào? Là hai câu hỏi lớn nhận được rất nhiều sự quan tâm đặc biệt của mọi người.

Sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử hiện nay đã được sử dụng rất nhiều ở các doanh nghiệp lớn và nhỏ ở nước ta giúp các nhà quản lý doanh nghiệp cũng như kế toán có thể quản lý hóa đơn chứng từ dễ dàng, chuyên nghiệp. Khái niệm hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Ngoài ra tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ khái niệm hóa đơn điện tử và được lấy ra làm quy chuẩn cho mọi hóa đơn điện tử hiện nay: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định”
Theo Nghị định này thì các hóa đơn điện tử đều được ghi nhận bằng phương tiện điện tử, gồm cả máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Dù theo khái niệm nào thì hóa đơn điện tử vẫn được hiểu theo một cách thống nhất về mặt ý nghĩa, và mang tính xác định rõ ràng.

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Nếu có thì thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Hóa đơn điện tử là một trong những sản phẩm mang tính đột phá trong việc quản lý hóa đơn chứng từ của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. 

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử ra đời thay thế hóa đơn giấy không những khắc phục được nhược điểm của hóa đơn giấy một cách tối đa mà còn tạo ra một cách quản lý hóa đơn chứng từ toàn diện tăng năng suất hiệu quả công việc lên đến 200%. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì bạn hoàn toàn có thể:  

• Quản lý hệ thống, quản lý tập trung hoặc phân tán phù hợp dùng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh
• Tạo lập, xuất, gửi hóa đơn nhanh chóng dễ dàng tiết kiệm chi phí tối đa
• Tra cứu thông tin hóa đơn chứng từ nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị điện tử
•  Lưu trữ hóa đơn điện tử chứng từ lớn, bảo mật thông tin tối ưu
•  Kết nối với các phần mềm quản lý khác như phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM,... xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN
• Gửi thông tin cho khách hàng một cách tự động qua SMS, internet, email…

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Tại Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, cung cấp hàng hóa, dịch vụ ghi rõ: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.
Như vậy tại Nghị định này bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tính đến hết ngày 01/11/2019 buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Ngày 13/6/2019 Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế, tại khoản 2 Điều 151 quy định rõ hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế trước ngày 01/07/2022. 
Theo đó mà rất nhiều bạn đang thắc mắc việc lùi thời gian tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp đến 01/07/2022. Tuy nhiên, Luật Quản lý thuế 2019 không quy định thời điểm đăng ký áp dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử mà chỉ quy định về khái niệm hóa đơn điện tử; nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; dịch vụ về hóa đơn điện tử, dịch vụ về hóa đơn điện tử. Như vậy thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được làm theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. 
Mặt khác theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành ngày 30/9/2019 hướng dẫn về việc thực hiện một số Điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP này cũng đã chỉ rất rõ  “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn”.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ.

4. Giải pháp tối ưu quản lý hóa đơn chứng từ cho DN

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, chúng ta cần phải lựa chọn những phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, phù hợp với doanh nghiệp để đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi nhất. Vậy giải pháp tối ưu quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín tại Việt Nam.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp đánh giá cao nhất tại Việt Nam hiện nay. Phần mềm được xây dựng bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, đơn vị 3 năm liên tiếp đạt giải Sao Khuê trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm trong lĩnh vực Thuế và Hải quan. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice có rất nhiều các ưu điểm vượt trội, có trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7 giúp các khách hàng giải quyết mọi khó khăn nhanh chóng chuyên nghiệp nhất.
Ưu điểm vượt trội của E- invoice so với các phần mềm hóa đơn điện tử khác

• Tối đa hóa bảo mật nhờ ứng dụng công nghệ Blockchain
• Tạo lập, xuất, tra cứu hóa đơn ngay trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác như mềm SAP, phần mềm ERP
• Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, quản lý tập trung hoặc phân tán hiệu quả
• Tự động cập nhập, nâng cấp những công nghệ ứng dụng mới nhất
• Kiểm soát chặt chẽ, được hỗ trợ 24/7

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã trở thành phần mềm được các doanh nghiệp lớn tin trong đó phải kể đến các doanh nghiệp như: Samsung, Honda, Yamaha, Toyota, CGV, Big C, Aeon Mall, Grab, DHL, Coca-cola…
Để được sử dụng và trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice các bạn các thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua trung tâm hỗ trợ khách hàng:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/