Từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này không chỉ đảm bảo cho hóa đơn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn thuận tiện cho việc quản lý và kê khai thuế của người dùng về sau.

1. Nguyên tắc của hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo 3 nguyên tắc sau:

(1) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(2) Không bắt buộc có chữ ký số.

(3) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền phải có các nội dung bắt buộc như sau:

(1) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

Trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân xuất hóa đơn.

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua

Trường hợp người mua yêu cầu thì người bán phải ghi thêm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân, số điện thoại của người mua theo quy định. 

(3) Thông tin về hàng hóa dịch vụ

Trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải có các thông tin về hàng hóa dịch vụ gồm:

- Tên hàng hóa, dịch vụ; 

- Đơn giá;

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ;

- Giá thanh toán.

Ngoài ra, tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng. 

(4) Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là thông tin quan trọng làm căn cứ xác định thời điểm kê khai, kỳ tính thuế… do đó hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc có nội dung này. 

(5) Mã của cơ quan thuế hoặc thông tin để truy xuất

Theo quy định trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin.

Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

3. Phân biệt rõ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường

Có rất nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhầm lẫn giữa HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT thông thường. Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có đặc trưng cơ bản là dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp, liên tục đến cơ quan thuế, có mã hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo dải riêng, hóa đơn không cần chữ ký số.

Bảng so sánh giữa HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT thông thường dưới đây sẽ giúp các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phân biệt rõ hơn.

Việc nắm rõ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp người dùng tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác đối với hoạt động kế toán, tài chính. Trong bối cảnh có nhiều đổi mới nhằm xây dựng và phát triển xã hội số, người dùng cần chủ động cập nhật quy định, thực hiện rà soát, điều chỉnh phần mềm, thiết bị máy tính tiền để đáp ứng yêu cầu về hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Thu Hương