Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử: Nâng cao an toàn và hiệu quả

Ngày nay, giao dịch điện tử ngày càng phổ biến trong hầu hết mọi lĩnh vực như nộp thuế, đến kê khai hải quan, kê khai bảo hiểm xã hội hay đấu thầu,... theo đó mà xuất hiện những rủi ro nhất định. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử góp phần nâng cao an toàn và hiệu quả cho các giao dịch.

Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023 được hiểu như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu”.

Ngoài ra, định nghĩa chữ ký số còn được quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, dù hiểu theo cách nào thì chữ ký số vẫn mang ý nghĩa chung thống nhất là loại chữ ký điện tử gồm khóa bí mật và khóa công khai theo đó có thể xác định chính xác chủ thể ký số, chống chối bỏ và đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản được ký.

>> Tham khảo: Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử.

2. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử

Chữ ký số được ứng dụng đa dạng trong hoạt động kinh doanh, hoạt động giao dịch hành chính công vụ. Theo đó mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng và là một trong những nền tảng để hình thành một xã hội số phát triển.

2.1. Sử dụng chữ ký số trong các trường hợp nào

Chữ ký số được ứng dụng trong các giao dịch điện tử của các cá nhân và tổ chức. Các trường hợp sử dụng chữ ký số phổ biến như:

(1) Đối với cá nhân

- Kê khai thuế và nộp thuế điện tử;

- Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử;

- Giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền;

- Đăng ký kinh doanh;

(2) Đối với tổ chức

- Ký hóa đơn điện tử

- Kê khai thuế và nộp thuế điện tử;

- Khai bảo hiểm xã hội điện tử;

- Khai hải quan điện tử;

- Thực hiện các giao dịch dịch vụ cộng với kho bạc Nhà nước;

- Ký kết hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại…

- Ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Báo cáo quản trị;

- Đấu thầu online;

- …

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số mang đến cho cá nhân, doanh nghiệp nhiều lợi ích không chỉ lợi ích về kinh tế mà còn có cả các lợi ích về cơ hội hợp tác cũng như xây dựng uy tín và hình ảnh.

Những lợi ích khi sử dụng chữ ký số.

Cụ thể các lợi ích từ việc sử dụng chữ ký số như:

- Tiết kiệm thời gian công sức đi lại: người sử dụng chữ ký số có thể thực hiện giao kết hợp đồng, ký số hóa đơn mọi lúc mọi nơi chỉ cần có máy tính (laptop) và kết nối mạng.

- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp, cá nhân tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng,… .

- Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm nguồn nhân lực: người dùng có thể cùng một lúc thực hiện giao kết rất nhiều các hợp đồng khác nhau. Đồng thời giúp tự động hóa quy trình ký xác nhận, xét duyệt hồ sơ, giảm thiểu thủ tục giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết công việc. Theo đó, tăng hiệu suất làm việc từ đó tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực làm việc.

- Tăng cơ hội hợp tác, kinh doanh, đầu tư: Sử dụng chữ ký số loại bỏ các rào cản về thời gian, không gian giúp cá nhân, doanh nghiệp kết nối với nhiều khách hàng, đối tác ngay cả khi khoảng cách xa hoặc với các đối tác nước ngoài.

- Xây dựng hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp: sử dụng chữ ký số là xu hướng chung của một xã hội với nền kinh tế phát triển và hội nhập. Theo đó, cá nhân và doanh nghiệp sử dụng chữ ký số mang đến hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại.

- Góp phần chuyển đổi số thành công: việc sử dụng chữ ký số mở ra nhiều tiện ích giao dịch số hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi hình thành doanh nghiệp số, xã hội số hiện đại.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào?

3. Sử dụng chữ ký số nâng cao an toàn và hiệu quả cho các giao dịch điện tử

Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử giúp nâng cao an toàn và hiệu quả giao dịch nhờ vào các tính năng đặc biệt của chữ ký số. Các tính năng đặc biệt của chữ ký số gồm có:

- Tính năng đảm tính xác thực: Có thể xác thực chính xác chủ thể ký thông qua chứng thư số.

- Tính năng chống chối bỏ: Người ký chữ ký số không thể chối bỏ việc mình đã ký số vào văn bản/ tài liệu.

- Tính toàn vẹn: sau khi ký chữ ký số không thể sửa đổi, xóa hoặc thêm vào văn bản, tài liệu đã ký.

Chữ ký số nâng cao hiệu quả và an toàn cho giao dịch điện tử.

Chữ ký số được pháp luật công nhận và có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay (đối với cá nhân), tương đương con dấu (đối với tổ chức). Cụ thể, tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này”.

Ngoài ra, giá trị pháp lý của chữ ký số cũng được thừa nhận theo quy định tại Điều 23, Luật giao dịch điện tử 2023. Các văn bản điện tử có chữ ký số sẽ đảm bảo tính pháp lý, tránh các rủi ro hủy hoặc thực hiện không đúng thỏa thuận đã giao kết.

Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử là xu hướng tất yếu, góp phần thúc đẩy nền kinh tế số phát triển mạnh mẽ. Doanh nghiệp và cá nhân cần nâng cao nhận thức về lợi ích của chữ ký số, năm được các quy định về giao dịch điện tử và tích cực ứng dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch điện tử để nâng cao hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN