Hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý chứng minh nguồn gốc sản phẩm và sự minh bạch trong kinh doanh từ đó đảm bảo an toàn cho các giao dịch. Tuy nhiên, có không ít hóa đơn điện tử được làm giả hoặc không có hiệu lực pháp lý, vậy cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử như thế nào?

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.

1. Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế.
Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử được thể hiện ở nội dung hóa đơn, hình thức, cách tạo lập... Hóa đơn điện tử hợp lệ có nội dung tuân thủ quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Cụ thể đảm bảo các nội dung sau:
- Đảm bảo các tiêu chuẩn về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua,
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử hợp pháp khi hóa đơn đó đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất và tuân thủ các quy định về việc tạo lập hóa đơn theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trực tuyến qua website của Tổng cục thuế.

2. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử như thế nào

Tổng cục Thuế đã xây dựng Website tra cứu hoá đơn, biên lai tại địa chỉ Tracuuhoadon.gdt.gov.vn  với nội dung cung cấp các thông tin về hóa đơn, biên lai do cơ quan Thuế và người nộp thuế (NNT) phát hành.

2.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thông qua website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế

Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn giúp NNT và các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai hợp lệ. Các thông tin gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
• Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn, biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế).

2.2. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Cụ thể bạn thực hiện các bước kiểm tra như sau:
Bước 1: Thực hiện kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ thông qua các tiêu thức
Việc hóa đơn có hợp lệ hay không có bằng mắt thường thông qua các tiêu thức trên hóa đơn. Để đảm bảo không có sai sót gì có thể truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra chi tiết.
Bước 2:  Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp có thể truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn giá trị gia tăng
Tại trang chủ doanh nghiệp nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, và chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc có thể tra cứu nhiều hóa đơn tùy vào nhu cầu tra cứu).

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn qua website của Bộ Tài Chính.

Điền thông tin cần tra cứu.

Các thông tin cần nhập bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ; Mẫu số; Ký hiệu hóa đơn; Số hóa đơn; Mã xác thực
Lưu ý: các thông tin có dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải nhập.
Sau khi nhập đầy đủ và chính xác nhấn chọn “Tìm kiếm” hệ thống sẽ trả về các kết quả tra cứu ngay sau đó.
Bước 5: Kiểm tra đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu
Sau khi hệ thống cho kết quả tìm kiếm bạn có thể đối chiếu các thông tin để xác định hóa đơn hợp lệ hay không. Trường hợp hệ thống trả về các kết quả với các trường thông tin thông tin người bán và thông tin hóa đơn.
+ Hóa đơn hợp lệ => Thông tin tra cứu với thông tin trên hóa đơn điện tử hoàn toàn trùng khớp.
+ Hóa đơn không hợp lệ => Hệ thống chỉ hiển thị một trong hai thông tin về người bán hoặc người mua hoặc các thông tin không khớp khác thì hóa đơn tra cứu của bạn không hợp lệ.
Trên đây là cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất. Theo đó các doanh nghiệp, đơn vị có thể áp dụng để kiểm tra một hoặc nhiều hóa đơn đảm bảo an toàn cho các giao dịch của mình.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.