Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và là xu hướng hóa đơn tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, đúng pháp luật, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.

Hóa đơn hợp lệ phải tuân thủ đúng quy định về nội dung.

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Hóa đơn điện tử hợp lệ được hiểu là hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các tiêu thức nội dung theo quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC, các hóa đơn điện tử khi xuất đáp ứng các tiêu thức nội dung bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất, đồng thời phải tuân thủ đầy đủ các quy định về tạo lập hóa đơn theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp hiện nay

Hiện nay, cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, người dùng có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

2.1. Kiểm tra trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Bước 1: Kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Trước tiên, người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng mắt thường thông qua kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn.
Khi chắc chắn không có sai sót gì, người dùng sẽ truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.

Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Nhấn chọn “Tra cứu một hóa đơn”.

Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

• Mã số thuế người bán HHDV;
• Mẫu số;
• Ký hiệu hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Nhập mã xác thực.

Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu

Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.

Kết quả tra cứu gồm đầy đủ 2 trường thông tin.

Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.
Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Kiểm tra trên phần mềm HĐĐT doanh nghiệp sử dụng

Bước 1: Truy cập website E-invoice

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì người dùng sẽ truy cập vào website https://einvoice.vn/ để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm HĐĐT khác thì người dùng chỉ cần mở phần mềm HĐĐT đang sử dụng rồi tiến hành các bước tương tự.

Truy cập website E-invoice.

Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “TRA CỨU”.

Chọn chức năng “TRA CỨU”.

Bước 3: Nhập thông tin tra cứu

Khi giao diện tra cứu hiển thị, người dùng cần tiến hành nhập các thông tin hóa đơn được hệ thống yêu cầu. Bao gồm:
- Mã nhận hóa đơn;
- Mã kiểm tra.
Cuối cùng, bạn nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để hệ thống thực hiện lệnh tra cứu.

Điền thông tin để tiến hành lấy hóa đơn điện tử.

Bước 4: Nhận kết quả tra cứu

Ngay sau khi đã điền hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, chỉ cần người dùng đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin đã điền thì hệ thống sẽ nhanh chóng trả lại kết quả là tờ hóa đơn bạn cần tra cứu.

Chọn tải hóa đơn theo nhiều định dạng.

Với kết quả nhận được từ hệ thống, người dùng hoàn toàn có thể biết được hóa đơn điện tử tra cứu có hợp lệ và hợp pháp hay không.
Ngoài ra, với kết quả tra cứu này, người dùng có thể tải hóa đơn về thiết bị ở “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML” để sử dụng. Rất đơn giản và tiện dụng.
Như vậy, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều.
Mọi thắc mắc về cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: