Kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ như thế nào? Hướng dẫn chi tiết

Công ty X xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) bán hàng cho công ty Y phát hiện ra hóa đơn bán hàng tháng trước ghi sai đơn giá. Công ty X quyết định lập hóa đơn thay thế để điều chỉnh sai sót. Theo đó, công ty X cần kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ như thế nào?

Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế.

1. Trường hợp kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi những sai sót khi lập, xuất hóa đơn cho khách hàng.

Khi phát hiện ra sai sót trên hóa đơn đã lập, tùy từng trường hợp mà doanh nghiệp có thể áp dụng lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp doanh nghiệp cần kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ:

Phát hiện hóa đơn GTGT đã lập ở kỳ trước có sai sót về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Doanh nghiệp lựa chọn phương án lập hóa đơn thay thế để thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 209/2013/NĐ-CP, Điều 8, Thông tư 219/2013/TT-BTC về thời điểm phát sinh thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thời điểm lập hóa đơn, cụ thể:

Thời điểm xác định thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm xác định thuế giá trị gia tăng đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục mua hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

Kê khai hóa đơn thay thế cần đảm bảo việc kê khai đúng theo quy định của pháp luật và không gây tổn thất cho doanh nghiệp.

2.1. Xác định thời điểm kê khai hóa đơn thay thế

Xác định thời điểm kê khai là rất quan trọng điều này ảnh hưởng đến việc quản lý hóa đơn chứng từ.

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 4, Điều 7, Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế nếu phát hiện hồ sơ khai thuế lần đầu đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót.

Hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế phát sinh tại 02 kỳ kê khai thuế khác nhau thì doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn thay thế trên tờ khai thế bổ sung của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế. Do đó, thời điểm kê khai hóa đơn thay thế là thời điểm kê khai hồ sơ thuế bổ sung.

Như vậy, thời hạn kê khai hóa đơn bổ sung được quy định như sau:

Trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

Đảm bảo nộp trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

Tờ khai thuế bổ sung: Mẫu 01/KHBS.

Khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT đã kê khai trước đó, doanh nghiệp phải lập Tờ khai thuế GTGT bổ sung theo Mẫu 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC cho tháng hoặc quý có hóa đơn bị sai sót.

Các trường hợp kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ:

(1) Trường hợp sai sót không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ

- Sai sót:

Kế toán điều chỉnh sai sót cho các chỉ tiêu:

[23]: Giá trị hàng hóa mua vào;

[29]: Doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0%;

[30]: Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5%;

[32]: Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10%;

[32a]: Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra không tính thuế;

- Thủ tục:

Nộp Bản giải trình khai bổ sung: Mẫu 01-1/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Nộp các tài liệu có liên quan đến giải trình bổ sung.

Lưu ý: không phải nộp Tờ khai bổ sung.

Bản giải trình bổ sung: Mẫu 01-1/KHBS.

(2) Trường hợp ảnh hưởng của khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc giảm số thuế GTGT đã được hoàn của kỳ gốc

Sai sót:

- Làm tăng, giảm chỉ tiêu [40] "KHBS".

Thủ tục:

- Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT và Bản giải trình bổ sung.

- Tại tờ khai của kỳ bị sai thực hiện:

Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS.

Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS.

Nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp.

Trường hợp chỉ tiêu [40] "KHBS" <0: doanh nghiệp theo dõi bù trừ với thuế phải nộp kỳ sau.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

(3) Trường hợp ảnh hưởng của khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc

Sai sót:

- Chỉ làm ảnh hưởng tăng, giảm chỉ tiêu [43].

Thủ tục:

- Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT và Bản giải trình bổ sung.

- Tại tờ khai của kỳ bị sai:

Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS.

Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS.

Trên tờ khai của kỳ phát hiện:

Chỉ tiêu [43] "KHBS" >0: Doanh nghiệp kê khai chênh lệch tăng vào chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện.

Chỉ tiêu [43] "KHBS" <0: Doanh nghiệp kê khai chênh lệch giảm vào chỉ tiêu [37] của kỳ phát hiện.

Khi thực hiện kê khai và điều chỉnh sai sót kế toán lưu ý chỉ tiêu [22] kỳ này bằng chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức kỳ trước liền kề mà không điều chỉnh lũy kế các tờ khai.

3. Kê khai hóa đơn thay thế sau khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra

Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:

Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019.

Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn không VAT.

Hồ sơ khai thuế bổ sung theo quy định tại Khoản 4, Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019 gồm có:

Tờ khai bổ sung: Mẫu 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Bản giải trình khai bổ sung: Mẫu 01-1/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Các tài liệu có liên quan khác.

Kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ là một trong những nghiệp vụ mà kế toán bắt buộc phải nắm rõ và thành thạo.

Kế toán lưu ý kê khai hóa đơn thay thế càng sớm càng tốt, trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, điều này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ rủi ro bị phạt hành chính do vi phạm quy định quản lý hóa đơn, chứng từ.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN