Việc hủy hóa đơn VAT đã kê khai là một vấn đề khá phức tạp và cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Thông thường, khi hóa đơn đã được xuất ra và kê khai thuế, việc hủy bỏ là không được phép. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt có thể xem xét điều chỉnh.

 

Quy trình hủy hóa đơn VAT đã kê khai.

 

1. Tại sao không nên tùy tiện hủy hóa đơn VAT đã kê khai?

 

Hóa đơn VAT là căn cứ quan trọng cho nhiều hoạt động bao gồm hạch toán kế toán, kê khai và nộp thuế, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và bán hàng của doanh nghiệp, đơn vị.

 

Có nhiều lý do không nên tùy tiện hủy hóa đơn VAT đã kê khai:

 

- Ảnh hưởng đến tính chính xác của sổ sách kế toán: hủy hóa đơn sẽ làm mất đi một phần chứng từ kế toán, gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.

 

- Gây khó khăn cho cơ quan thuế: gây khó khăn cho cơ quan thuế trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 

- Vi phạm quy định pháp luật: tùy tiện hủy hóa đơn có thể bị xem là hành vi gian lận thuế và sẽ phải chịu các hình phạt theo quy định.

 

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn VAT.

 

2. Trường hợp nào có thể hủy hóa đơn VAT?

 

Việc nắm rõ các trường hợp hủy hóa đơn VAT sẽ giúp kế toán đưa ra các xử lý phù hợp, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

 

Kế toán có thể hủy hóa đơn VAT trong một số trường hợp đặc biệt sau:

 

- Phát hiện sai sót: Nếu phát hiện ra sai sót trong hóa đơn VAT đã xuất.

 

- Hàng hóa bị trả lại: Nếu khách hàng trả lại hàng hóa, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh để giảm trừ số lượng và giá trị hàng hóa đã bán.

 

- Chấm dứt hợp đồng: Nếu hợp đồng cung cấp dịch vụ bị chấm dứt trước thời hạn, số tiền mua/bán thay đổi.

 

Cách xử lý trong trường hợp hủy hóa đơn:

 

- Kế toán hủy hóa đơn VAT đã lập có sai sót

 

- Lập hóa đơn thay thế hóa đơn VAT đã lập có sai sót.

 

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn VAT không?

 

3. Xử lý hóa đơn VAT có sai sót bằng cách hủy hóa đơn

 

Xử lý hóa đơn có sai sót căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hóa đơn VAT có sai sót và kế toán xác định áp dụng xử lý bằng cách hủy hóa đơn VAT đã lập có sai sót.

 

3.1. Các sai sót áp dụng hình thức hủy hóa đơn VAT

 

Việc hủy hóa đơn VAT đã lập có sai sót trong các trường hợp sau:

 

- Sai sót về mã số thuế.

 

- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn.

 

- Sai sót về thuế suất.

 

- Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

 

Các sai sót có thể xử lý bằng cách hủy hóa đơn VAT.

 

3.2. Quy trình xử lý hóa đơn VAT có sai sót bằng cách hủy hóa đơn

 

Quy trình xử lý hóa đơn xử lý hóa đơn VAT bằng cách hủy hóa đơn gồm 6 bước như sau:

 

Bước 1: Thông báo hóa đơn VAT đã lập có sai sót, hủy hóa đơn VAT đã đã kê khai có sai sót

 

Người bán hoặc người mua thông báo hóa đơn VAT đã lập có sai sót. Bên bán đưa ra cách xử lý hóa đơn có sai sót bằng cách thông báo hủy hóa đơn VAT đã kê khai và lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

Bước 2: Lập hóa thay thế cho hóa đơn có sai sót

 

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

 

- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

Lưu ý, hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

Bước 3: Ký số

 

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán.

 

Bước 4: Gửi cho cơ quan thuế

 

Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

 

Bước 5: Gửi hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập cho người mua

 

Người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

 

Bước 6: Kê khai bổ sung

 

Kế toán kê khai bổ sung số liệu vào tờ khai thuế để đảm bảo tính chính xác.

 

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 

4. Lưu ý khi hủy hóa đơn VAT đã kê khai

 

Khi thực hiện hủy hóa đơn VAT đã kê khai kế toán cần lưu ý một số các vấn đề như sau:

 

- Hóa đơn VAT đã kê khai có sai sót quyết định hủy phải được lưu trữ theo quy định, làm căn cứ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

 

- Bảo quản hồ sơ: Bảo quản đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

 

- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ngoài cách hủy hóa đơn VAT, kế toán còn có thể lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn VAT có sai sót.

 

- Tư vấn chuyên môn: Trước khi tiến hành bất kỳ thủ tục nào liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán, thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

 

Kế toán cần nắm rõ quy trình hủy hóa đơn VAT đã kê khai để đảm bảo thực hiện tốt nghiệp vụ kế toán của mình. Khi hủy hóa đơn cần được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có.

 

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.