Trong hoạt động sản xuất kinh doanh việc sử dụng hàng mẫu rất phổ biến, nhằm kiểm tra, kiểm soát chất chất lượng, gia tăng bán hàng… Tuy nhiên, việc lập hóa đơn cho hàng mẫu sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể.

 

Giải đáp có phải lập hóa đơn hàng mẫu không.

 

1. Hàng mẫu là gì?

 

Hàng mẫu được hiểu là hàng dùng làm mẫu để sản xuất, chế biến, gia công, hay dùng mua bán.

 

Hàng mẫu giúp khách hàng dễ hình dung về hàng hóa, sản phẩm hơn đồng thời cũng được sử dụng để làm tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá.

 

Ví dụ hàng mẫu:

 

- Bánh, kẹo dùng làm hàng mẫu thử cho khách hàng;

 

- Mẫu lịch, mẫu tem, thiệp mời làm hàng mẫu trong sản xuất;

 

- Đồ chơi mẫu cho hợp đồng sản xuất, mua bán;

 

- Tivi, điện thoại dùng làm hàng mẫu trong siêu thị điện máy;

 

- Mỹ phẩm: son, phấn, serum, nước hoa… dùng thử;

 

- …

 

Hàng mẫu thường được cung cấp miễn phí, hoặc cung cấp theo hợp đồng mua bán.

 

Đối với hàng mẫu có giá trị lớn thông thường doanh nghiệp sẽ cần có kế hoạch tính chi phí để đảm bảo không bị lỗ, thua thiệt.

 

>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử.

 

2. Có phải lập hóa đơn hàng mẫu không?

 

Khi cung cấp hàng mẫu kèm theo hợp đồng mua bán hoặc hàng mẫu để khách hàng dùng thử và không hồi lại có phải lập hóa đơn cho hàng mẫu không là câu hỏi khiến nhiều kế toán còn băn khoăn.

 

2.1. Lập hóa đơn hàng mẫu đối với trường hợp cung cấp cho khách hàng

 

Theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ như sau:

 

“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

 

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

 

Như vậy, khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng thì doanh nghiệp, đơn vị vẫn phải lập hóa đơn.

Đối với hàng mẫu luân chuyển trong nội bộ để tiếp tục trong khâu sản xuất, hoặc phục vụ bán hàng sẽ không phải lập hóa đơn.

 

2.2. Lập hóa đơn hàng mẫu khi hàng mẫu có giá trị cao 

 

Lập hóa đơn hàng mẫu.

 

Trong trường hợp hàng dùng làm mẫu không cung cấp cho khách hàng, tuy nhiên hàng mẫu có giá trị cao và hao mòn trong quá trình sử dụng làm mẫu thì có thể hóa đơn nội bộ để ghi nhận giá trị hàng mẫu.

 

Việc ghi nhận này sẽ đảm bảo doanh nghiệp không bị thiệt về tài chính hoặc được giảm thuế.

 

Một số hàng mẫu có giá trị cao như:

 

- Điện thoại, laptop;

 

- Máy ảnh; 

 

- Lò nướng, bếp điện;

 

- Ô tô, xe máy, xe điện; 

 

- Máy dùng trong sản xuất: Máy cày, máy bừa, máy xay, máy nghiền, máy ảnh…

 

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

 

3. Trường hợp không phải lập hóa đơn cho hàng mẫu

 

Bên cạnh các trường hợp hàng mẫu phải lập hóa đơn thì doanh nghiệp có thể không lập hóa đơn cho hàng mẫu khi:

 

- Hàng mẫu dùng thử: Hàng mẫu dùng thử, không có ý định bán có thể không cần lập hóa đơn. Ví dụ: Tivi, điện thoại, dao thái, loa đài…

 

- Hàng mẫu tặng kèm sản phẩm: Hàng mẫu tặng kèm khi mua sản phẩm, dùng kích thích mua hàng, giá trị hàng dùng mẫu thường được tính vào giá của sản phẩm chính bán cho khách hàng. Ví dụ: Bánh, kẹo, các sản phẩm mini được tặng kèm các sản phẩm mỹ phẩm

 

- Hàng mẫu có giá trị thấp: Các hàng mẫu có giá trị thấp không cần phải lập hóa đơn. Ví dụ: Ốc vít, đinh, dây chun, hoa quả…

 

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?

 

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng mẫu 

 

Trong trường hợp hàng mẫu phải lập hóa đơn doanh nghiệp lưu ý về thời điểm lập hóa đơn. Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

 

“ Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

 

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

 

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng mẫu là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp lưu ý để có thể lập hóa đơn đúng thời điểm.

 

Thời điểm lập hóa đơn hàng mẫu.

 

5. Kê khai thuế cho hàng mẫu 

 

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hoạt động kê khai thuế cho hàng mẫu. Đối với từng hàng mẫu khác nhau kê khai thế cũng khác nhau:

 

- Hàng mẫu được bán: Kê khai thuế như bình thường theo quy định chung về hóa đơn bán hàng.

 

- Hàng mẫu không được bán nhưng có giá trị: Nếu lập hóa đơn nội bộ, giá trị của hàng mẫu sẽ được ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho.

 

- Chi phí: Nếu coi hàng mẫu là chi phí, giá trị của hàng mẫu sẽ được ghi nhận vào tài khoản chi phí quảng cáo hoặc chi phí khác có liên quan.

 

>> Tham khảo: Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT.

 

Lưu ý:

 

- Mục đích sử dụng hàng mẫu: Mục đích sử dụng hàng mẫu là yếu tố quan trọng để xác định có cần lập hóa đơn hay không.

 

- Quy định pháp luật: Việc lập hóa đơn và kê khai thuế cho hàng mẫu có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào từng quốc gia. 

 

- Tham khảo ý kiến của kế toán có kinh nghiệm hoặc cơ quan thuế để đảm bảo việc lập hóa đơn và kê khai thuế cho hàng mẫu là đúng quy định. 

 

Trên đây là thông tin giải đáp có phải lập hóa đơn hàng mẫu không? Kê khai thuế như thế nào?

 

Việc có cần lập hóa đơn cho hàng mẫu hay không phụ thuộc vào mục đích của hàng mẫu và giá trị của chúng.

 

Doanh nghiệp cần cân nhắc mục đích sử dụng hàng mẫu, giá trị của hàng mẫu và các quy định pháp luật liên quan để đưa ra quyết định phù hợp.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/