Quy định mới nhất về Hóa đơn do Cục Thuế đặt in theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn do Cục thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức, doanh nghiệp. Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ đã mang đến những thay đổi đáng kể trong quy định về hóa đơn, trong đó có hóa đơn do cục Thuế đặt in.

Hóa đơn do Cục thuế đặt in theo TT78.

1. Hóa đơn do cục Thuế đặt in là gì?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do Cục thuế đặt in là hóa đơn thể hiện dưới dạng giấy do Cơ quan thuế đặt in, nhằm mục đích bán lại cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng mua hóa đơn của Cơ quan thuế.

Tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng được sử dụng hóa đơn đặt in của Cơ quan thuế. Đối tượng này được quy định rõ ràng tại Điều 23 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Trường hợp 1: Các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trong trường hợp không thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và Cơ quan thuế.

Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh có thể mua hóa đơn của Cơ quan thuế và sử dụng tối đa 12 tháng. Cùng với đó, Cơ quan thuế sẽ chuyển đổi dần sang việc áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Trường hợp 2: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trong thời gian sử dụng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của Cơ quan thuế nhưng gặp sự cố.

Như vậy, nếu một doanh nghiệp, cá nhân hoặc hộ kinh doanh gia đình đáp ứng một trong hai điều kiện trên sẽ được đặt mua và sử dụng hóa đơn do Cục thuế đặt in.

2. Quy định về hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in theo Thông tư 78

Thông tư 78/2021/TT-BTC là một văn bản pháp luật quan trọng trong lĩnh vực quản lý thuế, đặc biệt liên quan đến quy định về hóa đơn, trong đó có hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn do Cơ quan Thuế đặt in cần đảm bảo một số quy chuẩn sau đây:

2.1. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục thuế đặt in là nhóm gồm 11 ký tự, thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên hóa đơn, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (do một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu). Chi tiết quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn theo Thông tư 78 như sau:

- 6 ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:

01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;

02GTTT: Hóa đơn bán hàng;

07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;

03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

- 1 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn (số tự nhiên 1,2,3).

- 1 ký tự tiếp theo là “/” dùng để phân cách.

- 3 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong 1 loại hóa đơn. Số thứ tự được bắt đầu bằng 001 lần lượt cho đến 999 là nhiều nhất.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Thông tư 78 quy định rõ ràng về hình thức của hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in.

2.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn do Cục thuế đặt in theo Thông tư 78

Theo quy định tại Thông tư 78, ký hiệu hóa đơn là một nhóm gồm 8 ký tự, thể hiện các thông tin về: Cục Thuế đặt in hóa đơn, năm đặt in hóa đơn, ký hiệu hóa đơn do Cơ quan thuế tự xác định căn cứ dựa trên nhu cầu quản lý. Trong đó:

2 ký tự đầu tiên thể hiện mã của Cục thuế đặt in hóa đơn, được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm Thông tư này.

2 ký tự tiếp theo là 2 chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Việt Nam (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), thể hiện ký hiệu hóa đơn do Cơ quan thuế tự xác định căn cứ dựa trên nhu cầu quản lý.

1 ký tự tiếp theo là “/” dùng để phân cách.

3 ký tự tiếp theo gồm: 2 ký tự đầu là năm Cục thuế đặt in hóa đơn - 2 chữ số Ả Rập xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch và 1 ký tự là chữ cái P (viết tắt thể hiện hóa đơn do Cục thuế đặt in). Ví dụ: Năm cục thuế đặt in là năm 2024 thì thể hiện số là 24P, năm cục thuế đặt in là 2025 thì thể hiện số là 25P.

Ví dụ, ký hiệu mẫu hóa đơn 01GTKT3/003, ký hiệu hóa đơn 26AA/24P: Hiểu là Mẫu số 003 của hóa đơn GTGT có 3 liên do Cục thuế tỉnh Phú Thọ đặt in vào năm 2024.

2.3. Quy định về liên hóa đơn do Cục thuế đặt in

Liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in là các tờ ở trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn thường có 3 liên:

Liên 1: Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng để lưu.

Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng.

Liên 3: Dùng để lưu trữ nội bộ.

>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.4. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in

Mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in cũng được quy định cụ thể tại Thông tư 78 như sau: Gồm 3 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng.

Ký hiệu 01/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT

Ký hiệu 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

3. Cách xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Theo quy định tại Tiểu mục 7, Mục II, Thủ tục hành chính ban hành kèm Quyết định 1464/QĐ-BTC hướng dẫn thực hiện trình tự xử lý khi bị mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in mua của Cơ quan thuế như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập hoặc chưa lập bị mất, cháy, hỏng.

Bước 1: Người nộp thuế cần lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bước 2: Trong vòng 5 ngày kể từ ngày hóa đơn bị mất, cháy, hỏng, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp hạn cuối cùng trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp báo cáo là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Bước 3: Cơ quan Thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Cần bình tĩnh xử lý khi bị mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in.

Trường hợp 2: Người bán đã lập hóa đơn, nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn bản gốc đã lập.

Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó nêu rõ Liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng mấy?

Bước 2: Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu (nếu có) trên biên bản và bản sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được dùng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn.

Bước 3: Cơ quan Thuế tiếp nhận yêu cầu và giải quyết hồ sơ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 3: Hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ 3 bị mất, cháy, hỏng.

Việc xử phạt và quy trách nhiệm của người bán hoặc người mua sẽ phụ thuộc vào việc bên thứ 3 do người bán hay người mua thuê.

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn.

Trên đây là một số quy định mới nhất về hóa đơn do Cục thuế đặt in theo Thông tư 78. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN