Khi mới sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhiều doanh nghiệp và khách mua hàng thường thắc mắc tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu và làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn.

Những thắc mắc trên sẽ được trả lời trong bài viết dưới đây. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như giảm gánh nặng chi phí, thủ tục, thời gian phát hành hóa đơn.

Bên cạnh đó, so với hóa đơn giấy truyền thống, việc gửi-nhận và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và tiện lợi hơn cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.

Tùy thuộc vào hình thức hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng mà cách tra cứu hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện.

1. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn điện tử có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm hoặc trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua mã xác thực, thông tin hóa đơn hoặc đăng nhập vào tài khoản hỗ trợ khách hàng để tra cứu. Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, cách tiến hành tra cứu hóa đơn sẽ khác nhau.

Ví dụ, để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên website phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, doanh nghiệp tiến hành như sau:

• Truy cập vào địa chỉ: https://einvoice.vn/tra-cuu
• Nhập số hóa đơn (bắt buộc).
• Nhập 5 ký tự đầu của  mã xác thực (bắt buộc) hoặc mã nhận hóa đơn.
• Nhập mã kiểm tra và click vào mục Tra cứu hóa đơn.
• Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, doanh nghiệp có thể tùy chọn:
  • Tải hóa đơn về lưu trữ bằng cách nhấn vào nút Tải về.
  • Tra cứu hóa đơn trên trang xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Khách mua hàng tại các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập vào website tra cứu của bên bán, nhập thông tin hóa đơn để tìm kiếm hoặc sử dụng account do bên bán cung cấp để đăng nhập và tra cứu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lai → Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn.
• Bước 3: Nhập đầy đủ 5 trường thông tin Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực → Nhấn nút Tìm kiếm.
• Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về.

Hóa đơn điện tử hợp pháp nếu hiển thị đầy đủ cả hai trường thông tin về người bán hàng hóa, dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

Nếu thiếu một trong hai trường trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hay trước đây thường gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực), doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông qua Website tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế.

Điều này đảm bảo sự an toàn và tính xác thực tuyệt đối của hóa đơn bởi kết quả trả về cho biết hóa đơn là thật hay giả, có đầy đủ tính pháp lý hay không và thiếu những thông tin gì.

Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo trình tự dưới đây:

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Hoặc trang tra cứu hóa đơn điện tử tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Menu Hóa đơn có mã xác thực và chọn Xác minh hóa đơn.

• Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 ký tự đầu) và Mã kiểm tra (hiển thị dạng Capcha), sau đó click vào mục Tra cứu.

• Bước 3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả tra cứu sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
• Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.

Hóa đơn không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày...
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/...
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx.

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

Hiện tại, nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại, chẳng hạn như Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp.

Điều này vừa tăng mức độ chuyên nghiệp website của doanh nghiệp, vừa nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice còn đáp ứng hoàn toàn yêu cầu về nghiệp vụ, được Tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn có những tính năng ưu việt, vượt trội giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động như:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con.
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc.
• Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS…
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS.
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp.
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
• Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu.

Uy tín của phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Thái Sơn Soft được minh chứng bởi số lượng các doanh nghiệp đang tin tưởng sử dụng phần mềm, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như Coca Cola, Samsung, Grab, Unicharm, Golden Gate, KFC, Lotte...

Để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam - Miền Trung: 1900 4768.