Mặc dù đều là phương thức điện tử với chức năng lập – xuất hóa đơn, tập hợp và quản lý dữ liệu về bán hàng hóa, dịch vụ nhưng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực có nhiều điểm khác biệt doanh nghiệp cần nắm rõ để lựa chọn triển khai chính xác.
Một trong những nội dung đáng chú ý nhất của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành tháng 09/2018 là tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Chính vì vậy, việc tìm hiểu thông tin cũng như tiến hành chuyển đổi sang các hình thức hóa đơn điện tử ngay từ thời điểm hiện tại là rất cần thiết.

Doanh nghiệp nên sớm sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định của cơ quan thuế, ở thời điểm hiện tại có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời là hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC) và hóa đơn điện tử (theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC).

1. Hóa đơn điện tử (HĐĐT)

HĐĐT bản chất thực tế giống hệt như hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tất cả các công đoạn như hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn điện tử giống như hóa đơn giấy nhưng sẽ thực hiện trên phần mềm và sẽ phải tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu. Khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải xuất trình những dữ liệu đó.
>> Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực (HĐĐTXT)

HĐĐTXT là loại hóa đơn có mã xác thực và số xác thực được cung cấp thông qua hệ thống cơ quan thuế. Đối với hình thức hóa đơn này, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan thuế và khách hàng đều có thể kiểm tra trực tiếp hóa đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó hoặc thông qua website tra cứu.
Điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực:

3. Làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử có mã xác thực?

Với những đặc điểm và ưu nhược điểm của từng hình thức hóa đơn ở trên, doanh nghiệp cần cân nhắc hình thức nào là tốt nhất, sau đó tiến hành đầu tư và chuẩn bị về cơ sở hạ tầng, phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cũng cần đăng ký với chi cục Thuế và chuẩn bị các biểu mẫu kèm theo như khởi tạo hóa đơn điện tử, đăng ký chứng thư số, ký số hóa đơn điện tử mẫu, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và các thủ tục cần thiết khác.
Về lí thuyết, mọi doanh nghiệp đều có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên trên thực tế, hầu hết các công ty đều lựa chọn hình thức sử dụng phần mềm cung cấp bởi tổ chức trung gian được cấp phép để tiết kiệm thời gian, chi phí phát triển cũng như đảm bảo chất lượng phần mềm.

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định.

Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Công ty Thái Sơn đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp ở tất cả ngành nghề kinh doanh, loại hình và quy mô. Mang trong mình những tính năng ưu việt và vượt trội, E-Invoice cung cấp giải pháp cho cả hai hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực, được Tổng cuc Thuế thẩm định và cho phép hoạt động.
Với kinh nghiệm phục vụ hơn 100.000 khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, hiện nay Thái Sơn đang là đối tác triển khai hóa đơn điện tử cho các thương hiệu lớn như Honda, AEON Mall, Golden Gate, Unicharm, Grab, KFC, Lotte…..
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.