Xử lý và lưu trữ hóa đơn số lượng lớn một cách chính xác và nhanh chóng luôn là một trong những vấn đề được quan tâm ở tất cả các bệnh viện để đảm bảo tiến độ khám chữa bệnh, bên cạnh chất lượng chăm sóc y tế. Lượng người tiếp nhận mỗi ngày lớn đồng nghĩa với việc sử dụng và quản lý hóa đơn giấy ở bệnh viện trở nên kém hiệu quả. Đó chính là lý do vì sao ngày càng nhiều bệnh viện & cơ sở y tế sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Thực trạng tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tại các bệnh viện

Trung bình mỗi ngày, một bệnh viện tuyến trên ở các thành phố tiếp đón tới hàng ngàn lượt khám chữa bệnh. Dữ liệu, thông tin bệnh nhân cần phải xử lý vô cùng lớn. Mặc dù các bệnh viện đã áp dụng công nghệ thông tin để cải tiến quy trình làm việc nhưng vẫn gặp rất nhiều khó khăn đối với khâu thanh toán như dễ sai sót trong quá trình viết hóa đơn, lượng thời gian và công sức phải bỏ ra khi thực hiện thanh toán cho bệnh nhân, công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn kém hiệu quả và tốn kém.

 Hóa đơn giấy gây khó khăn trong công tác tạo lập, lưu trữ và sử dụng tại các bệnh viện. 

2. Hóa đơn giấy gây khó khăn trong công tác tạo lập, lưu trữ và sử dụng tại các bệnh viện

Chính vì điều này, việc tự động hóa quá trình xuất hóa đơn tại bệnh viện là yêu cầu vô cùng cấp thiết. Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định các cơ sở y tế nếu đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thì được khuyến khích sử dụng hình thức hóa đơn này. Bên cạnh đó, để giải đáp thắc mắc cho nhiều đơn vị thiếu kinh nghiệm áp dụng hóa đơn điện tử vào công tác khám chữa bệnh, ngày 11/09/2017, BHXH Việt Nam dã ban hành Công văn 3991/BHXH-TCKT hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT.
Hiện tại, ngày càng có nhiều đơn vị bệnh viện lớn áp dụng thành công hóa đơn điện tử như Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Xanh-Pôn, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM…. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều đơn vị bệnh viện đang ngần ngại hoặc gặp khó khăn trong việc thay thế hình thức hóa đơn truyền thống bằng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Xuất hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ.

3. Lợi ích cấp thiết của hóa đơn điện tử khi áp dụng tại các bệnh viện

3.1. Tiết kiệm chi phí và giảm thiểu thủ tục làm hóa đơn, chứng từ

Số lượng lớn chứng từ và hóa đơn khổng lồ phải xử lý mỗi ngày khiến cho các bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh gặp khó khăn trong công tác quản lý hóa đơn. Bên cạnh đó, thủ tục lập hóa đơn giấy truyền thống cũng tốn rất nhiều thời gian và công sức, tốn chi phí in hóa đơn và các chứng từ viện phí. Đặc biệt, những bệnh nhân có BHYT thường phải chờ đợi hóa đơn thanh toán viện phí mất cả ngày.
Khi thay thế bằng hóa đơn điện tử, chứng từ và hóa đơn không cần phải xử lý thủ công mà thay vào đó là bằng phần mềm. Điều này sẽ giúp bệnh viện đơn giản hóa quy trình tạo lập và bảo quản hóa đơn, tiết kiệm chi phí in ấn. Không chỉ vậy, bệnh nhân và người nhà sẽ không còn phải mất thời gian chờ đợi để thanh toán, đồng thời cảm thấy an toàn và tin tưởng hơn vì thông tin trên hóa đơn chính xác, minh bạch.
>> Tham khảo: Biểu mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 119.

3.2. Tạo lập hóa đơn nhanh chóng, an toàn, đa dạng

Sự ưu việt của hình thức hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy đối với các bệnh viện còn thể hiện ở việc tạo lập hóa đơn một cách nhanh gọn, đảm bảo tính an toàn - bảo mật và đa dạng trong phương thức gửi nhận hóa đơn. Nhược điểm của việc khởi tạo hóa đơn giấy là dễ dẫn đến sai sót về thông tin người bệnh và mất thời gian bởi số lượng hóa đơn phải lập thủ công quá lớn, khiến toàn bộ hoạt động của bệnh viện trở nên trì trệ hơn. Bên cạnh đó, bảo quản hóa đơn giấy số lượng lớn vô cùng phức tạp, khả năng thất lạc hóa đơn cao.

4. Hóa đơn điện tử chính là chìa khóa giải quyết những vấn đề hóa đơn đề cập ở trên

Thứ nhất, bệnh viện có thể rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn tại bệnh viện. Việc tạo lập hóa đơn điện tử ngay sau khi ký điện tử vô cùng nhanh chóng và tiện lợi.
Thứ hai, hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn tuyệt đối với quy trình ký điện tử xác nhận hóa đơn khép kín và các bước bảo mật tránh giả mạo. Việc truy cập dữ liệu hóa đơn chỉ có thể được thực hiện bởi những nhân viên bệnh viện được cấp quyền, và ngoài những người này không ai có thể truy cập hay thay đổi nội dung thông tin người bệnh. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử thường có cơ chế sao lưu phục hồi tự động trong trường hợp xảy ra lỗi hoặc mất điện đột ngột, tránh trường hợp mất mát thông tin quan trọng.

 Hóa đơn điện tử đảm bảo tính nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật và đa dạng. 

Thứ ba, hóa đơn điện tử cho phép bệnh viện thông báo cho bệnh nhân và gia đình nhận hóa đơn trên website, tin nhắn SMS, email… đúng ngày phát sinh thanh toán hay kể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với bệnh viện. Bệnh nhân và người nhà còn có thể tra cứu thông tin hóa đơn tại bất cứ địa điểm và thời điểm nào thông quan mạng Internet. Một số phần mềm hóa đơn điện tử tiên tiến còn hỗ trợ khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh bệnh viện, giữa bệnh nhân trung tâm và các bệnh viện con.

4.1. Khả năng lưu trữ và trích xuất thông tin vượt trội

Hóa đơn điện tử còn là giải pháp lưu trữ và trích xuất thông tin vượt trội dành cho các đơn vị bệnh viện. Với hình thức hóa đơn giấy, tất cả các hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin vào máy tính. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, thông tin, dữ liệu về hóa đơn đều được thống kê và lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm thiểu áp lực quản lý, lưu trữ, tìm kiếm thông tin hóa đơn, đồng thời loại bỏ khả năng rủi ro thất lạc, cháy, hỏng hóa đơn. Không chỉ vậy, việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu nhanh chóng, thuận lợi còn góp phần thuận lợi hóa quy trình hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, kê khai, nộp thuế cho bệnh viện. Những tài liệu về các nội dung này đều được cập nhật trên hệ thống web của phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và thanh toán sau này nếu có nhu cầu. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tự động còn hỗ trợ công tác báo cáo và thống kê số liệu về y tế, tình hình bệnh nhân để sử dụng vào nhiều mục đích khác trong tương lai.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4.2. Các bệnh viện nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?

Với những lợi ích vượt trội đề cập ở trên, ngày càng nhiều đơn vị bệnh viện thay thế hình thức hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để nhận được sự hỗ trợ tận tình, kịp thời cũng như tích hợp các tính năng của hóa đơn điện tử vào hệ thống quản lý bệnh viện một cách tốt nhất, các đơn vị bệnh viện nên hợp tác với những công ty phát hành uy tín.
Là một trong những đơn vị tiên phong triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã và đang hợp tác với rất nhiều đơn vị bệnh viện để triển khai, tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. Nổi bật trong số đó có thể kể đến những bệnh viện tuyến đầu như Bệnh viện Xanh-Pôn và Bệnh viện Đại Học Y Dược Thành Phố Hồ Chí Minh.

 Mẫu hóa đơn điện tử tạo lập bởi phần mềm E-Invoice tại Bệnh viện Y Dược TP.HCM. 

Dù gặp phải khó khăn trong giai đoạn ban đầu nhưng chỉ sau một thời gian ngắn triển khai, hệ thống quản lý bệnh viện và E-Invoice đã phối hợp hoạt động nhuần nhuyễn, đúng quy trình khởi tạo, xuất, luân chuyển và lưu trữ hóa đơn điện tử. E-Invoice được ghi nhận là dễ dàng sử dụng, an toàn và nhanh chóng, giúp khối lượng công việc của các cán bộ hành chính kế toán tại bệnh viện giảm thiểu đáng kể.
Với những tính năng vượt trội cùng đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt huyết, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã và đang sát cánh cùng các đơn vị bệnh viện hướng đến mô hình hoạt động hiệu quả và nhanh chóng nhất cho người khám chữa bệnh.
Để biết thêm thông tin về E-Invoice và được hỗ trợ một cách tốt nhất, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel : 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.