Hóa đơn điện tử - Triển khai để tăng hiệu quả cho khối ngân hàng

Nhận hóa đơn một cách nhanh chóng chính là một trong những vấn đề được khách hàng quan tâm khi tiến hành giao dịch tại các ngân hàng. Số lượng giao dịch mỗi ngày tăng đồng nghĩa với việc khách hàng phải tốn nhiều thời gian chờ đợi, ngân hàng gặp khó khăn trong việc quản lý. Và hóa đơn điện tử chính là giải pháp giúp ngân hàng tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thủ tục hành chính, nâng cao vai trò quản lý.

1. Thực trạng sử dụng hóa đơn tại các ngân hàng hiện nay

Căn cứ Luật giá trị gia tăng số 01/VBHN-VPQH ngày 28/04/2016 thì toàn bộ giao dịch trong nền kinh tế đều phải xuất hóa đơn. Điều này đồng nghĩa với việc các giao dịch tại ngân hàng từ nhỏ nhất như giao dịch rút tiền, chuyển khoản, chuyển tiền theo lô của khách hàng cho đến những giao dịch lớn như sản phẩm tín dụng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh nhận hàng của các doanh nghiệp đều yêu cầu phải xuất hóa đơn.
Như vậy, mỗi ngày ngành ngân hàng đều phải xuất và xử lý một lượng lớn hóa đơn giao dịch. Điều này khiến ngân hàng gặp nhiều khó khăn trong việc tạo lập, quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng thông qua hóa đơn giấy.
Không chỉ vậy, các thủ tục đóng dấu, luân chuyển hay gửi hoá đơn qua bưu điện như các hình thức hoá đơn truyền thống trước đó khiến khách hàng tốn quá nhiều thời gian và công sức.

Ngân hàng gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý hóa đơn giấy.

2. Hóa đơn giấy gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ tại ngân hàng

Quản lý và lưu trữ hóa đơn là bài toán nan giải hàng đầu của các ngân hàng. Với sự phát triển của E-banking, SMS banking… , các giao dịch điện tử đang ngày càng chứng tỏ sự ưu việt, tiện lợi vượt trội hơn nhiều so với các giao dịch trực tiếp như cho phép gửi tiền với hạn mức lớn, gửi tiền liên ngân hàng, gửi tiền tại bất cứ thời điểm và địa điểm nào.
Điều này khiến hình thức xuất hóa đơn giấy truyền thống không còn phù hợp. Việc giao nhận hóa đơn giấy gây nên những bất tiện, đồng thời ngân hàng sẽ cần phải tra cứu thủ công thông tin giao dịch điện tử để tạo lập hóa đơn giấy, tạo nên sự thiếu nhất quán và khó khăn trong nghiệp vụ quản lý hóa đơn.
Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn cần xuất và lưu trữ mỗi ngày tính cả giao dịch trực tiếp lẫn giao dịch điện tử là vô cùng lớn, yêu cầu nhân lực khổng lồ mới có thể đáp ứng. Dễ nhận thấy rằng với nhân lực có hạn tại các ngân hàng, sử dụng hình thức hóa đơn truyền thống sẽ khiến ngân hàng vận hành trì trệ, kém hiệu quả hơn.
>>Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy gây khó khăn trong việc quản lý, tạo lập và lưu trữ hóa đơn.

3. Hóa đơn điện tử - Giải pháp cấp thiết cho các ngân hàng

Hoá đơn điện tử là xu hướng tất yếu của hoạt động thương mại và sử dụng hoá đơn điện tử ngân hàng mang về cho mình nhiều lợi ích thiết thực.

3.1. Bảo mật an toàn và dễ dàng quản lý

An toàn thông tin là yếu tố hàng đầu cần phải đảm bảo đối với các giao dịch ngân hàng. Hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn với công nghệ bảo mật, quy trình ký điện tử trên hóa đơn theo hình thức khép kín và ngân hàng sẽ chuyển trực tiếp đến khách hàng thông qua các kênh điện tử như email, SMS… Thông tin dữ liệu của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối. Ngân hàng phân quyền sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với một số nhân viên nhất định, đảm bảo rằng những thông tin này không thể bị sửa đổi nếu không có mật khẩu xác thực.
Bên cạnh đó, nếu tích hợp vào hệ thống quản lý của ngân hàng, việc xuất hóa đơn sẽ diễn ra một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời loại bỏ khả năng sai sót trong hóa đơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa bởi tại bất kỳ thời điểm, địa điểm nào, người thực hiện giao dịch đều có thể nhận hóa đơn ngay lập tức và yên tâm về tính minh bạch, chính xác của hóa đơn.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ.

3.2. Quy trình tạo lập hóa đơn nhanh chóng đơn giản

Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép ngân hàng loại bỏ hoàn toàn công đoạn tạo lập hóa đơn thủ công, đẩy nhanh tiến độ giao dịch trong từng phiên làm việc. Thay vì phải tạo hóa đơn thủ công, hóa đơn sẽ được tạo tự động và gửi cho khách hàng ngay lập tức. Bên cạnh đó, khách hàng được cung cấp lựa chọn tải hóa đơn về máy cá nhân để lưu trữ hoặc xem hay in tuỳ theo nhu cầu sử dụng.
Đối với khách hàng không có điều kiện sử dụng kênh Internet Banking để tra cứu hóa đơn điện tử thì khách hàng có thể nhận hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử tại các điểm giao dịch khi có nhu cầu.

Hóa đơn điện tử giúp ngân hàng tạo lập hóa đơn nhanh chóng.

3.3. Tiện ích vượt trội và tiết kiệm

Chi phí in ấn cũng là điều khiến hóa đơn truyền thống trở nên lỗi thời. Với các giao dịch ngân hàng, khách hàng có thể nhận hoá đơn điện tử ngay mà không cần phải mất thời gian chờ đợi các thủ tục đóng dấu, luân chuyển hay gửi hoá đơn qua bưu điện như các hình thức hoá đơn trước đây. Việc này giúp ngân hàng tiết kiệm chi phí in, gửi hóa đơn qua đường bưu điện, chi phí lưu trữ, bảo quản hoá đơn…
Không chỉ vậy, hóa đơn điện tử cho phép cả ngân hàng và khách hàng chủ động tra cứu và sao lưu hóa đơn điện tử đối với các loại phí thu định kỳ của khách hàng như: Quản lý tài khoản, duy trì số dư tối thiểu, đăng ký giao dịch qua fax; hay những phí liên quan đến dịch vụ ngân hàng điện tử như: duy trì dịch vụ, giao dịch, dịch vụ xác thực OTP qua SMS, SMS báo giao dịch tự động…

4. Ngân hàng nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?

Với những lợi ích kể trên của hóa đơn điện tử kết hợp với đặc thù riêng của ngành ngân hàng, ngày càng nhiều đơn vị ngân hàng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống.
Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử ngân hàng cần tìm hiểu chi tiết đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để có thể bắt tay ngay vào công cuộc chuyển đổi.
Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn có tích hợp đầy đủ tính năng cho quy trình tạo lập cũng như xác thực hóa đơn điện tử theo yêu cầu của Tổng cục Thuế.
Là một trong những đơn vị tiên phong triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã và đang là đơn vị cung cấp phần mềm cho nhiều đơn vị ngân hàng uy tín.