Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020. Vì vậy, tất cả các nghiệp vụ của hóa đơn truyền thống sẽ dần được chuyển đổi sử dụng trên nền tảng số, bao gồm tạo, lập, phát hành hóa đơn. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn điện tử trên phần mềm theo đúng Quy định.

1. Hóa đơn điện tử là gì? Lập hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Căn cứ theo Điều 16, Thông tư 39/2014/TT.BTC quy định người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). 
Như vậy, cũng tương tự với hình thức lập hóa đơn giấy thì đối với hình thức lập hóa đơn điện tử, người bán cũng bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho người mua nhưng thực hiện trên nền tảng điện tử. Hóa đơn này phải đảm bảo đầy đủ các thông tin, yếu tố xác nhận cá nhân theo đúng quy định ban hành. 

 Lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Pháp luật. 

2. Mục đích lập hóa đơn điện tử là gì?

Mục đích lập hóa đơn điện tử là bảo đảm tất cả các giao dịch giữa người mua và người bán phải được ghi lại, xử lý và thanh toán. Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và ghi lại chính xác mã hàng hóa, số lượng, % thuế, % khấu trừ,… mà giao dịch thực tế đang diễn ra. 
Sau khi nhà cung cấp liệt kê các thông tin thực tế thì phải ký xác nhận thông tin đó là chính xác và gửi lại hóa đơn đó đến người mua với mục tiêu xác nhận lại thêm lần nữa. Nếu thông tin là chính xác, người mua sẽ tiến hành thanh toán giao dịch theo thỏa thuận. 
Hóa đơn điện tử có thể có cấu trúc định dạng dữ liệu dưới dạng EDI, XML hoặc dạng mẫu web dựa trên Internet. Hóa đơn sẽ được gửi cho người mua qua các phương tiện điện tử như: email, SMS...đến người mua một cách dễ dàng. 
Mặc dù các công ty có thể tự xây dựng nền tảng sử dụng hóa đơn điện tử riêng cho mình tuy nhiên điều kiện thực hiện rất khó khăn và cần vốn đầu tư lớn. Vì vậy, hầu hết các công ty đều lựa chọn bên thứ 3 - Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để hợp tác.

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử trên phần mềm

Tùy vào từng phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng mà giao diện lập hóa đơn điện tử có sự khác biệt, tuy nhiên về các bước thực hiện để lập hóa đơn là tương tự nhau. Bài viết sẽ lấy ví dụ các bước lập hóa đơn trên phần mềm E-Invoice của Công ty Thái Sơn. 
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử 

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (Nếu cần)

 
Bước này phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện bước tiếp theo. 
Hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Tất cả các bước lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đã được công ty Thái Sơn tối ưu, tích hợp ngay trên giao diện chính của phần mềm E-Invoice. Doanh nghiệp thực hiện lần lượt theo các bước từ trái sang phải trên màn hình. 
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi doanh nghiệp nhận được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử. 
Người sử dụng muốn lập hóa đơn điện tử thì kích chuột vào ô “Sử dụng hóa đơn” để chọn loại hình hóa đơn muốn lập. Giả sử doanh nghiệp muốn lập hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn ô đầu tiên trên thanh lựa chọn.

Ảnh minh họa.

Màn hình sẽ hiện giao diện như ảnh. Người dùng lần lượt điền thông tin vào các ô đỏ được khoanh vùng trong ảnh. Đối với lần nhập đầu tiên thì doanh nghiệp phải nhập thông tin từng ô, tuy nhiên với những lần nhập sau thì thông tin đã được phần mềm lưu trữ, người dùng chỉ cần điền thông tin người mua hàng là các thông tin sau sẽ tự động được điền. 

 Ảnh minh họa.

Sau khi điền các thông tin cơ bản người mua và người bán, người sử dụng điền các thông tin mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT của giao dịch. 
Các thông tin này cũng được phần mềm lưu trữ nên đối với lần lập hóa đơn điện tử sau, người dùng chỉ cần nhập mã hàng là các thông tin trước đó sẽ tự động điền vào các ô còn lại. Như vậy, kế toán không tốn nhiều thời gian để nhập liệu mà chỉ cần sửa trên thông tin trước đó.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 Ảnh minh họa.

Xong khi các ô thông tin được điền đầy đủ, kế toán chọn ô “Ghi” ở bên phải màn hình. Sau đó giao diện sẽ hỏi người dùng có muốn ký số không? Kế toán cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để thực hiện ký số. Sau khi ký số là hóa đơn có thể phát hành đến người mua. 
Bước 4: Gửi hóa đơn điện đến người mua

 Gửi hóa đơn cho người mua.

Sau khi hóa đơn đã được ký số thì người dùng có thể gửi đến người mua thông qua 2 cách: Email hoặc SMS. Kế toán chọn cách nào thì điền thông tin vào ô lựa chọn đó rồi nhấn vào ô màu đỏ như trên hình.

 Tùy chọn hình thức gửi hóa đơn điện tử.

Nếu lựa chọn gửi hóa đơn điện tử bằng SMS thì người dùng có thể thêm bước gửi SMS nhắc nhở thanh toán. Nội dung SMS sẽ do người sử dụng tự điền thông tin để gửi. 
Như vậy, chỉ với 4 bước đơn giản doanh nghiệp đã hoàn thành quy trình lập hóa đơn điện tử thành công. Phần mềm E-Invoice của Công ty Thái Sơn đã tối ưu giao diện tốt nhất cho trải nghiệm người dùng để có thể tiến hành lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn