Sai sót khi lập hóa đơn là điều thường gặp trong thực tế doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử là phải điểu chỉnh, hủy hay thu hồi hóa đơn như nào. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra câu trả lời giúp giải đáp vướng mắc trên.
Trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ thường bỡ ngỡ trước những vấn đề átph sinh ngoài ý muốn, đặc biệt là các sai sót thường gặp khi tạo hóa đơn như sai tên, ký hiệu, hàng hóa….. Tùy thuộc vào từng trường hợp mà doanh nghiệp sẽ phải sử dụng các loại biên bản khác nhau. Các loại biên bản cần lưu ý bao gồm biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn.

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập và giao cho người mua cùng hàng hóa/dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó mới phát hiện sai sót thì hai bên cần tiến hành lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn cần ghi rõ nội dung điều chỉnh bắt buộc như Mẫu số, Ký hiệu, Giá trị hóa đơn, Tên dịch vụ, Lý do điều chỉnh…. Mỗi bên giữ một bản hóa đơn để phục vụ công tác khai báo khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Doanh nghiệp cần chú ý một số điểm khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn như sau:

• Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn phải giống nhau.
• Phải có đóng dấu và ghi rõ họ tên, chữ ký của người đại diện bên bán & mua.
• Khi phát hiện hóa đơn viết sai (đã kê khai thuế) thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai, doanh nghiệp cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh.
• Đối với trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên mua bán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
• Doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn (vì hóa đơn đã được kế toán kê khai)

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn doanh nghiệp có thể tham khảo:

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

DOWNLOAD mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn

2. Biên bản hủy và biên bản thu hồi hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Bên bán đã lập và giao hóa đơn nhưng khách hàng muốn hủy bỏ dịch vụ, hàng hóa đã mua
• Hóa đơn điện tử được lập lúc đầu bị sai thông tin khách hàng & khách hàng có nhu cầu muốn hủy bỏ hóa đơn ban đầu, lập hóa đơn mới thay thế

Khi đó, bên bán và bên mua sẽ cùng thống nhất lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.  
Dưới đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư số 39/2014/TT BTC:

Biên bản hủy hóa đơn điện tử

DOWNLOAD mẫu Biên bản hủy hóa đơn

Lưu ý rằng nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì sẽ không có chữ ký số. Do đó, việc đáp ứng yêu cầu có đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
Sau khi lập biên bản hủy bỏ hóa đơn và tiến hành các thao tác hủy hóa đơn điện tử đã lập, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số...Ký hiệu…, ngày ….tháng…. năm…..”
Khi hủy bỏ và lập hóa đơn thay thế, bên bán và bên mua cũng cần lập biên bản thu hồi hóa đơn lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Hóa đơn đã được thu hồi và hủy bỏ sẽ không còn giá trị pháp lý.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn:

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập

DOWNLOAD mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập

Hiện tại để thuận tiện cho doanh nghiệp, các phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp tính năng tự động lập biên bản điều chỉnh, hủy và thu hồi hóa đơn ngay trên phần mềm.

3. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm hỗ trợ giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử ở đâu?

Với những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Mặc dù việc đáp ứng các yêu cầu để triển khai hóa đơn điện tử không quá phức tạp nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cảm thấy bỡ ngỡ và mất nhiều thời gian. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được giải đáp, hỗ trợ vướng mắc một cách kịp thời.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết có liên quan.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.

E-Invoice sẵn sàng hỗ trợ giải đáp thắc mắc về thủ tục hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử đang được tin tưởng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp trong cả nước, trong đó bao gồm những tên tuổi hàng đầu từ nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như Lotte, AEON, KFC, Honda, Lazada, CJ CGV, Grab …
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/