B2B (Business to Business) là hình thức kinh doanh đang ngày càng phổ biến trên toàn thế giới. Sự phát triển vượt bậc của hình thức kinh doanh B2B đặt ra bài toán về việc giảm chi phí, đẩy nhanh quá trình tạo hóa đơn và thanh toán. Hóa đơn điện tử chính là lời giải hoàn hảo cho bài toán này.

1. Mô hình kinh doanh B2B là gì?

B2B (Business to Business) là mô hình buôn bán, kinh doanh trong đó các giao dịch xảy ra trực tiếp giữa các doanh nghiệp với nhau. Khối lượng tổng thể các giao dịch dạng B2B thường nhiều hơn B2C (Business to Customer - giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng cá nhân) rất nhiều, bởi trước khi tạo ra một thành phẩm cuối cùng để bán cho khách hàng cá nhân, doanh nghiệp thường phải thực hiện rất nhiều giao dịch khác liên quan đến thành phần nguyên liệu. Ví dụ, để tạo ra một chiếc xe ô tô để bán, doanh nghiệp cần giao dịch thương mại với các doanh nghiệp khác cung cấp lốp xe, kính chắn gió, ống cao su (B2B)…..để tạo nên chiếc xe hoàn chỉnh sau đó mới tiến hành bán chiếc xe cho khách hàng cá nhân (B2C).

 B2B là mô hình kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến. 

Các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình B2B thường sở hữu quy trình mua bán đặc trưng mang lại lợi ích và hiệu quả đáng kể về thời gian và tiền bạc. Việc hợp tác kinh doanh và quảng bá lẫn nhau giữa các doanh nghiệp cũng mang lại cơ hội xây dựng hình ảnh trên thị trường một cách nhanh chóng hơn.
Mô hình B2B thường diễn ra chủ yếu trên trang web của doanh nghiệp, ngoài ra còn có chợ mua bán, kênh thương mại hay sàn giao dịch điện tử, một số giao dịch mang tính phức tạp hơn có thể diên ra ngoài thực tế. Với việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng website thương mại làm phương thức giao tiếp và quảng bá hình ảnh chính, mô hình B2B đang trở nên vô cùng phổ biến.
Hình thức kinh doanh B2B thường được chia thành 2 loại:

• Mô hình B2B dọc (Vertical B2B): mô hình này thường hướng đến sản xuất hoặc kinh doanh thông qua trang web của chính doanh nghiệp.
• Mô hình B2B ngang (Horizontal B2B): mô hình này giống như một sàn giao dịch trung gian, cung cấp cơ hội trao đổi và mua bán giữa các nhà phân phối và các bên mua hàng.

2. Hóa đơn điện tử - Bước đột phá đối với các doanh nghiệp B2B

Bởi việc kinh doanh B2B chủ yếu diễn ra trên nền tảng website, sử dụng hình thức cung cấp hóa đơn giấy truyền thống hay gửi hóa đơn thủ công qua e-mail cho khách hàng sẽ vô cùng phiền phức và bất tiện, thậm chỉ không thể thực hiện được nếu như số lượng giao dịch quá lớn. Tất cả những vấn đề đó đều có thể giải quyết khi thay thế bằng hóa đơn điện tử và dưới đây là những lí do:

2.1. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích kinh tế và hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp

Duy trì dòng tiền dương (Positive Cash Flow) là mục tiêu của mọi doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào, và các doanh nghiệp B2B chắc chắn không phải là ngoại lệ.
Thông thường, quy trình cơ bản ở các công ty thường là tạo hóa đơn, gửi đi, chờ đợi khách hàng phản hồi và tiến hành thanh toán, cuối cùng là lưu trữ thông tin hóa đơn. Có thể dễ dàng nhận ra rằng việc áp dụng quy trình trên thường dẫn đến tình trạng khách hàng chậm thanh toán, hệ quả lâu dài là dòng tiền âm, giới hạn khả năng đầu tư và giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, việc thay đổi hệ thống hóa đơn truyền thống nặng nề là bài toán bắt buộc đối với các doanh nghiệp B2B.

 Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích kinh tế và hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp. 

Với hình thức hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ có thể tự động hóa việc xuất hóa đơn. Điều này có nghĩa là các thủ tục nặng nề về hóa đơn sẽ bị loại bỏ, đẩy nhanh thời gian gửi hóa đơn cho khách hàng.
Không chỉ vậy, doanh nghiệp hoạt động theo mô hình B2B dọc có thể chủ động tích hợp sâu hóa đơn điện tử với hệ thống CRM để tự động gửi email hóa đơn cho khách hàng,tự động gửi thông báo nhắc nhở thanh toán định kỳ hay thậm chí cung cấp tùy chọn thanh toán ngay lập tức với nhiều hình thức khác nhau như Credit Card, Visa, Master Card…. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu khả năng đơn hàng bị hủy và đảm bảo tiến độ thanh toán của khách hàng diễn ra nhanh hơn (hoặc ngay lập tức).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử trong xuất nhập khẩu.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm chi phí. Với hệ thống hóa đơn giấy thông thường, bộ phận kế toán doanh nghiệp sẽ phải tạo hóa đơn thủ công, gửi cho khách hàng. Không chỉ vậy, việc nhập dữ liệu sau hạch toán và lưu trữ thông tin hóa đơn sẽ phải thực hiện bằng tay và hoàn toàn phụ thuộc vào thời điểm thanh toán của khách hàng. Khi áp dụng hóa đơn điện tử, tất cả những công đoạn trên sẽ được thực hiện chỉ với vài cú click chuột, giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận kế toán và sử dụng nguồn lực hợp lí hơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn để đầu tư vào mục đích khác.
Một lợi ích gián tiếp khác của hóa đơn điện tử là cho phép doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô toàn cầu. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và tiềm năng phát triển mạnh. Với việc thanh toán và lập hóa đơn được tự động hóa và đảm bảo tuyệt đối về tính an toàn, các doanh nghiệp sẽ không gặp rào cản và có thể hướng đến tìm kiếm những đối tác kinh doanh tới từ mọi quốc gia trên thế giới.

 Hóa đơn điện tử tham gia trực tiếp vào mô hình kinh doanh B2B. 

2.2. Hóa đơn điện tử nâng cao trải nghiệm khách hàng của doanh nghiệp B2B

Không chỉ trực tiếp mang lại những lợi ích khổng lồ cho doanh nghiệp B2B, hóa đơn điện tử còn nâng cao trải nghiệm của các công ty đối tác. Việc giảm thiểu công đoạn xuất hóa đơn giúp các doanh nghiệp mua hàng tiến hành thanh toán và nhận hàng nhanh hơn, dễ dàng hơn, đồng thời có nhiều lựa chọn linh hoạt thanh toán ngay trên trang web thương mại của doanh nghiệp hoặc trang thương mại điện tử.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp đối tác sẽ không phải lo lắng về khả năng bên bán không chịu xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn giả mạo, không hợp pháp, từ đó tránh các thủ tục pháp lý phát sinh trong tương lai. Việc tra cứu thông tin hóa đơn và tình trạng thanh toán đều có thể thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng. Điều này sẽ giúp xây dựng sự tin tưởng trong mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

3. Các doanh nghiệp B2B nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?

Với những lợi ích khổng lồ mà hóa đơn điện tử mang lại cho các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình B2B, việc áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, để có thể đáp ứng nhu cầu tích hợp vào hệ thống ERP, SAP hay CRM cũng như sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên hợp tác với những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là một trong những nhà cung cấp tiên phong triển khai phần mềm hóa đơn điện tử nhằm hỗ trợ quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn của Thái Sơn được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011 đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan.

 Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice là giải pháp đáng tin cậy cho các doanh nghiệp B2B. 

Không chỉ vậy, Công ty Thái Sơn còn hỗ trợ khách hàng tích hợp hóa đơn điện tử E-Invoice với các phần mềm ERP, CRM và hiện tại đang là đối tác cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho cho rất nhiều thương hiệu hàng đầu như Công ty Honda Việt Nam, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank…
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: Einvoice.vn