Rất nhiều trường hợp sau khi gửi người mua phát hiện sai thuế suất trên hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế phải nộp. Trường hóa đơn đầu vào sai thuế suất cần xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng, là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp.
Cách gọi này được dùng phổ biến để thuận tiện trong việc phân biệt với hóa đơn bán hàng. Hóa đơn đầu vào thường kèm theo các chứng từ đầu vào như:

• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai: ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Khi hóa đơn đầu vào sai thuế suất thì người mua cần thông báo cho người bán để người bán thực hiện điều hỉnh sai sót trên hóa đơn. Căn cứ theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020, trường hợp phát hiện có sai sót về thuế suất ghi trên hóa đơn điện tử mà hóa đơn đã gửi cho người mua thì người bán có thể xử lý như sau:

Bước 1: Xử lý sai sót về thuế suất

Người bán có thể xử lý sai sót về thuế suất theo 2 cách như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về thuế suất.
Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán mới lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất. Sau khi lập sẽ gửi lại cho người mua.
Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót hoặc hóa đơn mới.

Bước 2: Gửi cho người mua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Sau khi lập xong hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót người bán tiến hành ký số trên hóa đơn điện tử. Sau đó thực hiện một trong 2 bước sau:

• Gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế, cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới sau đó mới gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót về thuế suất nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán trực tiếp xử lý như sau:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới sau đó ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
• Sau khi hóa đơn mới được cấp mã số thuế người bán thực hiện gửi cho người mua.

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải.

4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất (bao gồm cả trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.
Người bán thực hiện kiểm tra sai sót về thuế suất:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
• Thời gian gửi thông báo với cơ quan thuế căn cứ theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.

Trường hợp quá thời hạn quy định mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.
Sau khi nhận được thông báo lần 2 người bán vẫn tiếp tục không không có thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử đối với người bán.
Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất là nghiệp vụ cơ bản đối với kế toán. Kế toán lưu ý xử lý đúng theo hướng dẫn để đảm bảo lợi ích của mình, đồng thời tránh các rủi ro liên quan đến sai phạm khi sử dụng hóa đơn chứng từ.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.