Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng trong việc quản lý tài chính, chi phí doanh nghiệp. Theo quy định, hóa đơn đầu vào gồm những gì sẽ đảm bảo giá trị pháp lý? Hóa đơn đầu vào có gì khác với hóa đơn đầu ra?

Tìm hiểu về hóa đơn đầu vào.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là một loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp, bởi vì:

• Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán thuế với cơ quan thuế
• Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra những quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông,...

2. Hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, trên hóa đơn đầu vào cần phải đảm bảo nội dung theo quy định cũng như đi kèm các chứng từ liên quan tới hoạt động mua bán.

Hóa đơn đầu vào có những nội dung gì?

2.1. Những thông tin có trên hóa đơn đầu vào

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là các thông tin cần có trên hóa đơn để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, những nội dung dưới đây là yêu cầu bắt buộc trên hóa đơn đầu vào:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.
• Chữ ký và dấu của người bán, chữ ký của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn (định dạng ngày/tháng/năm).
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).

2.2. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào

Các chứng từ đi kèm có vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, quyết toán thuế, và giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, hoặc kiện tụng liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Tùy theo từng trường hợp mua hàng hóa trong nước, nhập khẩu hàng hóa, hoặc mua sắm tài sản cố định, các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào sẽ khác nhau. Dưới đây là một số chứng từ thường gặp:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: dùng để xác định các điều khoản, quyền, và nghĩa vụ của bên bán và bên mua.
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: biên bản cần ghi rõ thời điểm, địa điểm, số lượng, chất lượng, và trạng thái của hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định được bàn giao.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: biên bản cần ghi rõ thời điểm, kết quả, và các cam kết của hai bên liên quan đến hợp đồng.
• Phiếu nhập kho: phiếu nhập kho cần ghi rõ nguồn gốc, số lượng, đơn giá, và thành tiền của hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định được nhập kho.
• Phiếu thu, biên lai, hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần ghi rõ số tiền, lý do, và tài khoản ngân hàng của bên bán và bên mua.

3. Hóa đơn đầu vào có gì khác hóa đơn đầu ra

So sánh hóa đơn đầu vào với hóa đơn đầu ra.

Sự khác nhau giữa hóa đơn đầu vào và đầu ra có thể được so sánh dưới dạng bảng như sau:

Bảng so sánh sự khác nhau giữa hóa đơn đầu vào và đầu ra.

Hai loại hóa đơn này có vai trò khác nhau trong hoạt động Thuế và hoạt động kinh doanh. Kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp cần hiểu rõ và tận dụng để ra quyết định phù hợp.

4. Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?

Hóa đơn đầu vào và chứng từ liên quan cần được bảo quản và lưu trữ đảm bảo điều kiện và thời hạn theo quy định. Nếu trong quá trình sử dụng, bên mua làm mất hoặc hư hỏng hóa đơn đầu vào mà bị cơ quan Thuế phát hiện thì sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
a, Phạt từ 3 - 5 triệu đồng với một trong các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào sau:

• Đã kê khai và nộp Thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, có tình tiết giảm nhẹ.
• Hóa đơn đầu vào bị mất là hóa đơn bị sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp người mua làm mất hóa đơn, phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc mất hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải.
b, Phạt từ 4 - 8 triệu đồng với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào:

• Người bán đã kê khai và nộp Thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc mất hóa đơn;

c, Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng với hành vi người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào trong quá trình lưu trữ trừ các trường hợp trên. 
Trường hợp mất hóa đơn đầu vào do bên thứ ba thì bên nào giao dịch với bên thứ ba phải chịu xử phạt và phải lập biên bản ghi nhận sự việc.

5. Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đầu vào theo đúng quy định của pháp luật.
Cụ thể, hóa đơn đầu vào phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều cách lưu trữ hóa đơn như:

• Lưu trữ hóa đơn bằng email.
• Lưu trữ trên ổ cứng máy tính.
• Lưu trữ trên các dịch vụ đám mây: google drive, dropbox,...

Tuy nhiên, những cách lưu trữ trên cần thực hiện thủ công và cũng dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Hiện nay, cách quản lý hóa đơn hiệu quả nhất là sử dụng những phần mềm Hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được vận hành và phát triển bởi ThaisonSoft là hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong nhóm các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam. E-invoice sở hữu nhiều tính năng được phục vụ cho việc lưu trữ, quản lý hóa đơn đầu vào như:

• Phân loại thông minh hóa đơn theo nhà cung cấp, theo thời gian,...
• Thao tác dễ dàng với nhiều hóa đơn cùng lúc.
• Tự động lưu trữ, cập nhật hóa đơn trên hệ thống một cách tự động.
• Kế toán không cần phải nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, mà ứng dụng sẽ tự động cập nhật dữ liệu.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.