Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, không thể tránh khỏi những sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định hiện hành chi tiết.

 

Xử lý hóa đơn có sai sót.

 

1. Các hình thức của hóa đơn 

 

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế. Việc lập hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật để hóa đơn có giá trị pháp lý.

 

Hiện nay, hóa đơn được thể hiện theo 2 hình thức là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

 

Căn cứ theo Khoản 2 và Khoản 3, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:

 

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

 

“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

 

Theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

 

“3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”.

 

Lưu ý:

 

Đối vối với hóa đơn điện tử (HĐĐT) cần phân biệt rõ hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

 

- HĐĐT có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

 

- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

 

Hiện nay do chính sách pháp luật cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, hình thức hóa đơn điện tử được áp dụng phổ biến và rộng rãi tại hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp.

 

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót 

 

Khi lập hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy trường hợp phát hiện hóa đơn có sai sót cần được xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ hiện hành.

 

Quy trình xử lý hóa đơn có sai sót. 

 

Trước khi tiến hành xử lý sai sót trên hóa đơn người lập cần xác định loại sai sót cụ thể trên hóa đơn và nắm rõ quy trình xử lý sai sót. Cụ thể quy trình xử lý gồm 3 bước như sau:

 

Bước 1: Xác định loại hóa đơn và sai sót trên hóa đơn

 

- Người lập xác định rõ trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

 

- Xác định rõ sai sót trên hóa đơn:

 

+ Sai sót về thông tin: Sai tên người bán, người mua, mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng lập hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền,...

 

+ Sai sót về hình thức: Hóa đơn bị rách nát, mờ nhòe, chữ viết sai sót, thiếu dấu mộc,...

 

+ Sai sót về nội dung: Nội dung hóa đơn không phù hợp với giao

 

Bước 2: Thông báo sai sót cho cơ quan thuế và người mua

 

Tùy từng trường hợp người lập sẽ tiến hành thông báo cho cơ quan thuế (nếu hóa đơn sai sót có mã của cơ quan thuế) và thông báo cho người mua (nếu đã gửi hóa đơn có sai sót cho người mua).

 

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 

Bước 3: Căn cứ theo quy định xử lý hóa đơn có sai sót

 

Người bán và người mua xác nhận sai sót và thỏa thuận xử lý sai sót theo giao kết của hai bên và theo quy định của pháp luật. Trường hợp sai sót nghiêm trọng, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và phương án xử lý.

 

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót.

 

 

Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót cho cơ quan thuế hoặc người mua.

 

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn

 

Người bán thực hiện lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh sai sót hoặc hóa đơn thay thế và biên bản thỏa thuận (nếu có) theo quy định của pháp luật.

 

3. Hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót chi tiết

 

Hóa đơn có sai sót sẽ được xử lý theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Điều 7, Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ tài chính.

 

Xử lý hóa đơn đã cấp mã của cơ quan thuế có sai sót.

 

3.1. Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

 

Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót xử lý như sau:

 

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót. 

 

- Lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

 

Khi này cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

 

3.2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

 

Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

 

1) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua

 

Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán xử lý như sau:

 

- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

 

- Thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần thông báo.

 

2) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng

 

Trường hợp HĐĐT có sai sót về: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

 

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

- Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. - Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sau đó người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. - Trên HĐĐT điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. - Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. - Trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, người bán ký số trên HĐĐT mới điều chỉnh hoặc thay thế cho đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. - Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới sau đó mới gửi cho người mua.

 

Lưu ý đối với ngành hàng không:

 

- Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. 

 

- Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

 

3.3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót

 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

 

Người bán thực hiện như sau:

 

- Nắm rõ thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà cơ quan thuế yêu cầu.

 

- Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trước thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

 

Lưu ý:

 

- Trường hợp hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

 

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS.

 

- HĐĐT đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

 

4. Lưu ý khi xử lý hóa đơn có sai sót

 

Xử lý hóa đơn có sai sót là yêu cầu bắt buộc đối với người bán. Điều này sẽ đảm bảo cho việc minh bạch về tài chính doanh nghiệp, tránh sai sót trong nộp thuế dẫn đến bị phạt. Khi xử lý hóa đơn có sai sót người lập cần lưu ý một số vấn đề như sau:

 

- Xử lý sai sót càng sớm càng tốt để tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và thanh toán.

 

- Thực hiện đúng quy trình xử lý sai sót theo quy định của pháp luật.

 

- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan theo thời hạn quy định.

 

- Trường hợp hóa đơn có sai sót khó xử lý cần liên hệ với người có nhiều kinh nghiệm hoặc cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được hướng dẫn cụ thể.

 

Xử lý hóa đơn có sai sót là việc làm cần thiết để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót chi tiết, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị có thể dễ dàng xử lý hóa đơn có sai sót.

 

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

 

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.