Đăng ký người phụ thuộc là bước bắt buộc để người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân. Hiện nay, pháp luật cho phép thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau, phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Bài viết dưới đây tổng hợp 3 cách đăng ký người phụ thuộc mới nhất, kèm điều kiện và hồ sơ cần thiết để người nộp thuế áp dụng đúng quy định.

Mục Lục 1. 3 cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành 1.1. Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng 1.2. Tổ chức trả thu nhập thực hiện đăng ký 1.3. Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế 2. Cập nhật quy định đăng ký người phụ thuộc năm 2026 mới nhất 2.1. Quy định trước đây về đăng ký người phụ thuộc 2.2. Quy định mới từ năm 2026 3. Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

1. 3 cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành

Hiện nay, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các cách đăng ký người phụ thuộc dưới đây, tùy theo điều kiện thực tế và phương thức kê khai thuế đang áp dụng:

1.1. Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng

Đối với cá nhân muốn chủ động thực hiện thủ tục, có thể đăng ký người phụ thuộc trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập hệ thống:

Bước 3: Tại menu “Đăng ký thuế”, chọn chức năng “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”:

Bước 4: Lựa chọn tờ khai 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công:

Bước 5: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin người phụ thuộc trên tờ khai theo hướng dẫn:

Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” và thực hiện “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Hình thức này phù hợp với cá nhân đã có tài khoản thuế điện tử và muốn trực tiếp theo dõi, quản lý thông tin đăng ký của mình.

Tham khảo: Cách tính thuế TNCN năm 2026 theo mức giảm trừ gia cảnh mới nhất.

1.2. Tổ chức trả thu nhập thực hiện đăng ký

Trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, việc đăng ký người phụ thuộc có thể được thực hiện thông qua tổ chức chi trả thu nhập như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập tài khoản Thuế điện tử của doanh nghiệp.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập hệ thống:

Bước 3: Tại menu “Đăng ký thuế”, chọn “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”:

→ Tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế”, chọn tờ khai 20-ĐK-TH-TCT_TT105 – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập.

→ Chọn “Tiếp tục”:

Bước 4: Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin trên mẫu 20-ĐK-TH-TCT.

Bước 5: Điền thông tin người đại diện (Giám đốc hoặc người đại diện hợp pháp) tại mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”:

Bước 6: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” và thực hiện “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 7: Tra cứu trạng thái hồ sơ:

→ Vào “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế”.

→ Chọn hồ sơ 20-ĐK-TH-TCT đã nộp và kiểm tra tại mục “Trạng thái”.

→ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ phản hồi kết quả sau vài phút đến vài giờ:

Hình thức này giúp cá nhân giảm bớt thủ tục, đồng thời đảm bảo việc đăng ký được thực hiện đồng bộ thông qua đơn vị chi trả thu nhập.

Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

1.3. Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế

Trong trường hợp không thực hiện qua mạng hoặc không thông qua tổ chức chi trả thu nhập, cá nhân có thể đăng ký người phụ thuộc bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định (tờ khai và giấy tờ chứng minh người phụ thuộc).
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi cá nhân đăng ký mã số thuế.
• Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ theo quy định.

Cách này thường áp dụng khi cá nhân không có tài khoản thuế điện tử hoặc cần bổ sung hồ sơ bản giấy trong một số trường hợp cụ thể.

2. Cập nhật quy định đăng ký người phụ thuộc năm 2026 mới nhất

Từ ngày 14/02/2026, quy định về đăng ký người phụ thuộc có thay đổi đáng chú ý khi bãi bỏ thủ tục đăng ký riêng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Nội dung này được nêu tại Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026, về việc công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế.

2.1. Quy định trước đây về đăng ký người phụ thuộc

Trước thời điểm trên, để được tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc theo một thủ tục riêng. Việc đăng ký có thể thực hiện thông qua tổ chức chi trả thu nhập hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.

Tuy nhiên, đến kỳ quyết toán thuế, cá nhân vẫn phải kê khai lại thông tin người phụ thuộc đã đăng ký, dẫn đến trùng lặp hồ sơ và phát sinh thêm thủ tục hành chính.

2.2. Quy định mới từ năm 2026

Nhằm đơn giản hóa thủ tục và giảm gánh nặng cho người nộp thuế, pháp luật đã có những điều chỉnh theo hướng tinh gọn:

- Bãi bỏ thành phần hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trước đây theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

- Loại bỏ các biểu mẫu đăng ký như Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN và Mẫu 07/THĐK-NPT-TNCN.

- Tích hợp thông tin người phụ thuộc trong quá trình đăng ký thuế hoặc kê khai có liên quan.

- Các nội dung điều chỉnh này được thực hiện theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP nhằm đảm bảo thống nhất trong quản lý và cắt giảm thủ tục hành chính.

Việc bãi bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc giúp giảm bớt bước trung gian trong quá trình kê khai thuế, hạn chế việc phải nộp lại thông tin nhiều lần. Đồng thời, cơ quan thuế cũng thuận lợi hơn trong việc quản lý dữ liệu, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ.

Như vậy, từ năm 2026, người nộp thuế không còn phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc như một thủ tục độc lập, mà thực hiện kê khai tích hợp trong các hồ sơ thuế liên quan theo quy định mới.

3. Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Hiện nay, mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh được sử dụng là Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN, ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Người nộp thuế có thể sử dụng mẫu này trong các trường hợp cần kê khai, bổ sung hoặc phục vụ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định.

Hướng dẫn cách điền tờ khai mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN

Để đảm bảo kê khai chính xác, người nộp thuế cần lưu ý điền đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai như sau:

- Mục [01]: Ghi kỳ tính thuế (thuế TNCN áp dụng theo năm).

- Mục [02]: Tích chọn nếu kê khai người phụ thuộc lần đầu.

- Mục [03]: Ghi số lần đăng ký bổ sung (nếu có).

- Mục [04]: Ghi họ và tên người nộp thuế.

- Mục [05]: Ghi mã số thuế của người nộp thuế.

- Mục [06]: Ghi địa chỉ nhận thông báo mã số thuế người phụ thuộc.

- Mục [07]: Ghi thông tin đơn vị chi trả thu nhập.

- Mục [08]: Ghi mã số thuế của đơn vị chi trả thu nhập.

- Mục [09] đến [15]: Kê khai đầy đủ thông tin của người phụ thuộc (họ tên, ngày sinh, giấy tờ tùy thân, quan hệ…).

- Mục [16]: Ghi thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc.

- Mục [17]: Ghi thời điểm kết thúc tính giảm trừ (nếu chưa xác định thì để trống).

Việc kê khai đúng và đầy đủ thông tin trên mẫu biểu sẽ giúp cơ quan thuế xác định chính xác người phụ thuộc, đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế theo quy định.

Như vậy, tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp thuế có thể lựa chọn cách đăng ký người phụ thuộc phù hợp để đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh.

Đồng thời, với những thay đổi mới từ năm 2026, việc kê khai thông tin người phụ thuộc đã được đơn giản hóa, giúp giảm bớt thủ tục và thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.