Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng yêu cầu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Đây là chế tài được áp dụng đối với các hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc chuyển đổi, nhằm đảm bảo việc tuân thủ chính sách hóa đơn điện tử và tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

1. Hộ kinh doanh nào phải sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền từ 01/6/2025?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng – như trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, xe máy...), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí, chiếu phim, dịch vụ cá nhân... sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu đáp ứng một trong ba tiêu chí sau:

(1) Nộp thuế theo phương pháp khoán và có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng.

(2) Có sử dụng máy tính tiền trong hoạt động kinh doanh.

(3) Có quy mô doanh thu, lao động đạt ngưỡng cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật, và thực hiện chế độ kế toán, kê khai thuế.

Ngoài ra, các hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng chưa kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, hoặc chưa triển khai đầy đủ trong giai đoạn trước năm 2024, cũng phải hoàn tất việc chuyển đổi và sử dụng đúng quy định.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Theo đó, chậm nhất đến ngày 30/5/2025, hộ kinh doanh phải hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh không thực hiện chuyển đổi theo quy định này sẽ bị coi là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn.

2. Chế tài xử lý hộ kinh doanh thuộc diện chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi

Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Khoản 4, Điều 7, Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì hộ kinh doanh thuộc đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thì căn cứ theo tính chất, mức độ vi phạm, hộ kinh doanh có thể bị phạt như sau:

- Phạt tiền từ 2 triệu - 4 triệu đồng đối với hành vi: Lập sai hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã thực hiện kế khai thuế.

- Phạt tiền từ 5 triệu đồng - 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.

Trường hợp hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng đầy đủ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng.

3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế như sau:

- Có thể nhận diện hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế;

- Không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn;

- Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (bao gồm bản in, bản sao hoặc thông tin tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được xem là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế.

Việc không thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng thời hạn quy định sẽ bị xem là hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn và có thể bị xử phạt theo quy định hiện hành. Do đó, hộ kinh doanh cần chủ động triển khai sớm để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Dương Thúy.