Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung, sửa đổi nhiều quy định quan trọng liên quan đến hóa đơn, chứng từ trong đó có quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Cụ thể, từ 01/06/2025 khi phát sinh sai sót kế toán không được hủy bỏ hóa đơn đã lập sai, đồng thời phải lập văn bản thỏa thuận có sai sót.

1. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai xử lý như sau:

- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. 

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định  70/2025/NĐ-CP.

2. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Đối với hóa đơn đã lập sai mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

2.1. Cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Người bán thực hiện lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập sai theo các bước như sau:

- B1: Thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) về hóa đơn bị sai.

- B2: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

- B3: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh HĐĐT đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- B4: Người bán ký số trên HĐĐT điều chỉnh cho HĐĐT đã lập sai. 

- B5: Người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

2.2. Cách lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai

Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai theo các bước như sau:

- B1: Thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) về hóa đơn bị sai.

- B2: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

- B3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- B4: Người bán ký số trên HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập sai.

- B5: Người bán gửi HĐĐT mới cho người mua hoặc cơ quan thuế như sau:

+ Trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới cho người mua. 

+ Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Lưu ý điểm thay đổi trong thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

Kế toán lưu ý việc thay thế điều chỉnh HĐĐT có sai sót áp dụng từ ngày 01/06/2025 có các điểm mới so với quy định trước đó gồm:

(1) Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai

Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán không hủy hóa đơn đã lập sai.

(2) Bổ sung quy định văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai

Người bán, người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế HĐĐT đã lập sai, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. 

(3) Bổ sung quy định lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn lập sai

Người bán có thể lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế, phạt vi phạm mà còn góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính - kế toán.

Thu Hương