Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?

Thời điểm xuất hóa đơn liên quan đến việc kê khai thuế và rất nhiều các vấn đề khác do đó khi xuất hóa đơn người bán buộc phải xuất theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt, những thông tin sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đến này.

Giải đáp xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không.

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn (thời điểm lập hóa đơn) sẽ căn cứ theo từng loại hóa đơn, đặc điểm ngành hàng, đặc điểm bán hàng của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

(1) Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

(2) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.

(3) Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

(4) Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được quy định riêng theo Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Xuất hóa đơn sai thời điểm là gì?

Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là việc lập hóa đơn không đúng với thời điểm lập hóa đơn được quy định theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ. Cụ thể như:

- Khi bán hàng hóa không lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

- Khi cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ đó (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).

3. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không

Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP việc xuất hóa đơn sai thời điểm vi phạm quy định về quản lý hóa đơn chứng từ. Tùy từng trường hợp sẽ bị xử phạt theo quy định.

Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm.

3.1. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm

Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 3, Điều 1, Nghị định 102/2021/NĐ-CP về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cụ thể như sau:

- Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ => áp dụng hình thức phạt cảnh cáo (theo Điểm a, Khoản 1, Điều 24)

- Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế => áp dụng mức phạt từ 03 - 05 triệu đồng (theo Khoản 3, Điều 24)

- Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) => Áp dụng mức phạt từ 04 - 08 triệu đồng (theo Điểm a, Khoản 4, Điều 24).

Bên cạnh mức phạt lập hóa đơn sai thời điểm thì doanh nghiệp còn phải chịu thuế và truy thuế nếu việc xuất hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm nộp thuế. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể bị truy thuế và chịu các khoản lãi phát sinh. Điều này không chỉ làm tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

3.2. Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Việt xuất hóa đơn sai thời điểm có thể do sơ xuất khi chưa nắm được quy định về lập hóa đơn chứng từ. Khi phát hiện đã xuất hóa đơn sai thời điểm mà không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp (trong trường hợp này cả người bán và người mua không phải làm tờ khai thuế GTGT bổ sung) doanh nghiệp là người bán cần thực hiện các bước sau để khắc phục:

Bước 1: Xác định cụ thể sai sót về thời điểm lập hóa đơn và mức độ sai sót.

Bước 2: Doanh nghiệp trao đổi và thống nhất với người mua phương án xử lý sai sót.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Đối với hóa đơn điện tử: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót. Gửi thông báo điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho cơ quan thuế và người mua.
Đối với hóa đơn giấy: Lập hóa đơn mới để sửa chữa thông tin sai sót, gửi hóa đơn mới cho người mua. Đồng thời hủy hóa đơn sai sót và ghi chép vào sổ hủy hóa đơn.

Bước 4: Lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và biên bản thỏa thuận (nếu có) theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Hướng dẫn điền và nộp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý khi lập hóa đơn, chứng từ tránh lập sai thời điểm

Lập hóa đơn sai thời điểm không phải là trường hợp hiếm, việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến rủi ro về tài chính cho doanh nghiệp. Để hạn chế việc xuất hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp lưu ý:

- Sử dụng phần mềm kế toán uy tín để hỗ trợ việc lập hóa đơn và quản lý hóa đơn hiệu quả.

- Liên tục cập nhật các quy định, các chính sách mới liên quan đến hóa đơn, chứng từ, chế độ kế toán của doanh nghiệp.

- Đào tạo chuyên sâu các kiến thức mới cho cán bộ, nhân viên phụ trách công việc lập hóa đơn.

- Tạo quy trình lập hóa đơn chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Xuất hóa đơn sai thời điểm là vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ, tùy từng trường hợp mà có thể bị phạt hành chính hoặc phạt cảnh cáo. Doanh nghiệp lưu ý cần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật và thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn để tránh những rủi ro không đáng có.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN