Chuyển đổi hóa đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu và bắt buộc với các đơn vị kinh doanh từ ngày 01/11/2020, theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật tới bạn và DN 07 quy định mới nhất của Nghị định 119/2018/NĐ-CP mà mọi DN đều phải biết và quan tâm khi áp dụng HĐĐT.

07 quy định mới về HĐĐT trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Khi việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đã thành điều tất yếu và bắt buộc thì ngày 12/09/2018, Chính phủ đã nhanh chóng cho ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nhằm hướng dẫn các DN cách sử dụng hóa đơn điện tử sao cho đúng và hợp pháp trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Theo đó, một trong những điểm đầu tiên các DN chuyển đổi HĐĐT cần quan tâm đó chính là: đối tượng nào thì được áp dụng HĐĐT?
Tại Điều 2, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định rõ các đối tượng được áp dụng HĐĐT sẽ bao gồm:
- Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch theo đúng quy định Khoản 1, Điều 2, Nghị định 119/2018/NĐ-CP;
- Các tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ;
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

2. Đối tượng được sử dụng HĐĐT miễn phí của cơ quan thuế

Khi chuyển đổi sử dụng HĐĐT, một số đối tượng sẽ được cơ quan thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoàn toàn miễn phí. Điều này đã được Chính phủ quy định chi tiết tại Khoản 1, Điều 13 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Một số đối tượng quy định được sử dụng HĐĐT miễn phí.

Cụ thể, sẽ có 05 đối tượng được Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thu tiền:
- Các DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo đúng quy định pháp luật, các hộ và cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng, tính từ thời điểm DN thành lập;
- Các DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
- Các hộ và cá nhân kinh doanh. Trường hợp này không áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực: nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng; không áp dụng với các hộ cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 10 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực: thương mại, dịch vụ;
- Các DN nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc và quy định của Bộ Tài chính. Trường hợp này không áp dụng với các DN hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp và khu công nghệ cao;
- Các trường hợp khác được quy định bởi Bộ Tài Chính.

3. Quy định đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế

Tùy vào loại hình DN và trường hợp cụ thể, các DN có thể áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Về quy định đối tượng sử dụng và cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn và DN có thể tham khảo chi tiết tại điều 14, Mục 1, Chương 2 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Còn nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bạn và DN có thể tham khảo chi tiết tại Điều 20, Mục 2, Chương 2 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

4. Quy định điều kiện hợp pháp của hóa đơn điện tử

Đảm bảo tính hợp pháp là một trong những điều quan trọng mà tất cả các DN sử dụng hóa đơn điện tử đều rất quan tâm.
Tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Thứ nhất, các HĐĐT khi xuất ra phải đảm bảo đáp ứng được các quy định tại Khoản 5 của Điều 4 và các Điều 6, 7, 8 của Nghị định này.
- Thứ hai, hóa đơn điện tử đã xuất phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

5. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

HĐĐT khi chuyển đổi sang chứng từ giấy phải tuân thủ nguyên tắc nhất định.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp cần chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông hoặc dùng với mục đích lưu trữ theo đúng quy định của Luật kế toán. Thực tế, điều này là hợp pháp và được pháp luật cho phép. Song khi chuyển đổi, các DN bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc chuyển đổi của pháp luật hiện hành.
Chi tiết nguyên tắc chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy đã được Chính phủ quy định rõ trong Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:
- Chỉ những hóa đơn điện tử hợp pháp mới được chuyển đổi sang chứng từ giấy.
- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo được sự khớp đúng nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau chuyển đổi.
- Các chứng từ giấy sau khi chuyển đổi hợp lệ sẽ chỉ có giá trị lưu giữ nhắm mục đích ghi sổ, theo dõi theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử hiện hành. Các chứng từ giấy sau khi chuyển đổi hợp lệ hoàn toàn không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

6. DN phải báo cáo với cơ quan thuế khi phát hiện HĐĐT xảy ra sai sót

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều cơ bản mọi DN đều cần phải nhớ chính là: Nếu HĐĐT xảy ra sai sót, DN phải báo ngay tới cơ quan thuế.
Theo Điều 17, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các DN sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nếu chưa gửi cho bên mua thì sẽ bắt buộc phải thông báo ngay với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và tiến hành lập hóa đơn thay thế.
Trường hợp DN sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót thì hai bên bán mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, rồi bên bán mới thông báo tới cơ quan thuế để hủy hóa đơn và lập hóa đơn thay thế.

7. Thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định như sau: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”
Như vậy, căn cứ vào quy định trên, thời hạn cuối cùng các DN bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT là trước ngày 01/11/2020.
Trên đây einvoice.vn đã tổng hợp tới bạn và DN 7 quy định mới trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP mà mọi DN đều cần phải biết khi chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/