Khi tạo lập và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đảm bảo nội dung trên hóa đơn điện tử phải chính xác tuyệt đối, đặc biệt là các nội dung bắt buộc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn thực hiện các quy định đó trong Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 của Bộ Tài chính.
Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Quyết định số 1209/QĐ-BTC để đảm bảo tính chính xác của các thông tin bắt buộc trên hóa đơn giấy. Kế thừa nội dung đó, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng đã đưa ra các quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Nghị định 119 về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 để hiểu rõ hơn về các quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử.Theo đó, những nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 6 của dự thảo Thông tư, cụ thể như sau:

1. Các nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử theo dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119

- Tên hoá đơn: Trên mỗi tờ hóa đơn cần thể hiện tên hóa đơn dưới dạng chữ in hoa như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG...
- Ký hiệu mẫu số hoá đơn: bao gồm 1 hoặc 2 ký tự thể hiện loại hóa đơn.
Bảng ký hiệu của mẫu hóa đơn:
 

Ảnh minh họa.

- Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 05 ký tự:

• 02 ký tự đầu tiên để phân biệt hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: CM/KM. Riêng đối với hóa đơn điện tử của máy tính tiền thì bổ sung 3 ký tự viết tắt của cụm từ “Máy tính tiền” – MTT sau 2 ký tự trên.
• 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm khởi tạo hóa đơn điện tử.
• 01 ký tự cuối cùng để phân biệt hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp, hóa đơn điện tử của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng:

Ảnh minh họa.

- Số hóa đơn điện tử: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ: Mẫu số: 1; Ký hiệu: CM18L; Số: 000819 được hiểu như sau:
1: Hóa đơn giá trị gia tăng;
CM: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
18: Hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2018;
L: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
000819: Số hóa đơn điện tử.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người mua. Nếu người mua có mã số thuế thì trên hóa đơn người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của Công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì tiêu thức “đơn vị tính” phải thực hiện chuyển đổi theo tiêu chuẩn Việt Nam.
- Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ). Đơn vị tiền tệ sử dụng trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế “VND”. Trong trường hợp phát sinh giao dịch ngoại tệ, thì đơn vị tiền tệ phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái hoặc quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Trường hợp có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì người bán, người mua ký trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cơ quan thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử ở dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác có liên quan (nếu có).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Một số lưu ý về chữ viết, chữ số và quy ước làm tròn

Chữ viết và chữ số trên hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
•  Chữ số sử dụng trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
• Trường hợp người nộp thuế sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ là dấu phẩy (,); khi ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị thì thực hiện chuyển đổi theo quy định nêu trên.

Nguyên tắc làm tròn số: được thực hiện theo quy định của pháp luật kế toán.
Hi vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo nội dung trên hóa đơn được thể hiện đầy đủ, chính xác, tránh tình trạng hóa đơn không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.
Để được tư vấn, hỗ trợ cũng như cập nhật các thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho các doanh nghiệp trong nước. Với kinh nghiệm triển khai cho hàng ngàn doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực và quy mô, Thái Sơn hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải, từ đó xây dựng và triển khai giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, đem lại hiệu quả tốt nhất cho khách hàng.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng.

Sản phẩm của Thái Sơn - Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ của Tổng cục Thuế mà còn cung cấp nhiều tiện ích ưu việt cho doanh nghiệp như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP, CRM…
Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã và đang là lựa chọn của nhiều tên tuổi lớn trong nước như Samsung, Golden Gates, Grab, Honda….
Để tìm hiểu chi tiết hơn về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.