Hướng dẫn người mua cách chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp, chắc chắn sẽ là những thông tin hữu ích với những người có nghiệp vụ phải sử dụng hóa đơn, đặc biệt với các doanh nghiệp bên mua.

1. Người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử có được hay không?

Hiện nay, người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Tuy nhiên, muốn hợp pháp thì bên mua phải tuân theo những quy định của Bộ Tài chính về vấn đề tự chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử có được hay không?

Chi tiết hơn, tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rõ người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn trong các trường hợp cụ thể sau:

• Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. 
• Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.

2. Cách người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng nhất    

Cách người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng nhất hiện nay thì có thể được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Cách tự chuyển đổi HĐĐT đơn giản, nhanh chóng nhất.

Chẳng hạn như nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính

Cách đơn giản nhất để tải hóa đơn điện tử mà bạn muốn chuyển đổi về máy tính là bạn cần đăng nhập website einvoice.vn, chọn chức năng “TRA CỨU” trên giao diện trang chủ, tiếp đó tiến hành tra cứu hóa đơn mà bạn đang tìm kiếm để có thể tải xuống nhanh chóng.

Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Cụ thể, bạn cần nhập mã nhận hóa đơn (được cung cấp từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công), nhập tiếp mã kiểm tra rồi nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.

Điền thông tin để tiến hành tra cứu và tải hóa đơn.
Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hóa đơn bạn cần tìm kiếm sẽ được hệ thống cho hiển thị. Tại đây, bạn chỉ cần kiểm tra để đó chắc chắn là HĐĐT mình cần rồi nhấn tải hóa đơn về ở “Dạng PDF”.

Bước 2: Tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy

Sau khi đã tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về máy, bạn chỉ cần mở file này ra rồi nhấn lệnh in ra giấy A4 là đã có được ngay bản hóa đơn chuyển đổi mình cần.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, hóa đơn đã in ra muốn đảm bảo tính hợp lệ thì người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử phải tuân thủ hai yếu tố sau:

• Hóa đơn đã in chuyển đổi phải được người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên.
• Hóa đơn đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, thì việc người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đến đây là hoàn tất và đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. Mọi thắc mắc về việc người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/