Giải pháp tra cứu hóa đơn điện tử tiền nước nhanh gọn, tiện lợi

Trong thời đại công nghệ số, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu trong công tác xử lý hóa đơn và thông báo về giá cước thanh toán khách hàng. Là phương tiện hỗ trợ đặc lực cho các ngành dịch vụ như viễn thông, điện, nước… Giải quyết dứt điểm các vấn đề truyền dẫn thông số, dữ liệu sử dụng, kết hợp lập và chuyển phát hóa đơn, cùng bài toàn lưu trữ hàng triệu hóa đơn mỗi năm.

1. Hoá đơn điện tử là gì? khác gì so với hình thức hóa đơn giấy?

Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử. Đây là bước tiến lớn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính. Tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định về luật giao dịch điện tử.
Nội dung trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể. Là tập hợp của các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp khi tiến hành tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử có thể phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để đưa ra các yêu cầu đặc thù phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Ví dụ như số lượng xuất hóa đơn, các hệ thống, phần mềm cần tích hợp và truyền dẫn dữ liệu.

Mô hình xuất hóa đơn điện tử so với mô hình của hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Về cơ bản, các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

2. Triển khai hóa đơn điện tử nước sạch Hà Nội

Thực hiện chủ trương của Chính Phủ, khu vực Hà Nội đặc biệt là các đơn vị cung cấp nước sạch đã tiên phong trong công tác chuyển đổi hóa đơn tiền nước từ giấy sang điện tử. Đã có nhiều công ty chính thức phát hành hóa đơn điện tử vào năm 2018, cho đến nay hầu hết các nhà cung cấp nước sạch đều dùng hình thức hóa đơn điện tử.
So với việc nhận hóa đơn giấy như trước, khách hàng sẽ nhận giấy biên nhận tiền nước. Sau đó truy cập vào địa chỉ website chăm sóc khách hàng của các công ty cung ứng nước cho mình để xem và tải hóa đơn nếu có nhu cầu. Ngoài ra, trong quá trình phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn, cũng như các dịch vụ hỗ trợ thông báo chăm sóc khách hàng như gửi email, sms thông báo cho khách hàng trên di động cho khách hàng có thể tự tra cứu chỉ số, hóa đơn …

Khả năng tích hợp của hóa đơn điện tử.

Ngoài những lợi ích kể trên, các đơn vị cung ứng nước còn tiết kiệm được sức lao động. Nhân viên thu tiền nước không còn phải đến kiếm tra số nước trên đồng hồ rồi chuển thông tin về và sau đó mới phát phiếu phông báo thu tiền nước. Vì với hóa đơn điện tử, khi chốt số nước thì nhân viên không cần phải đến trực tiếp các hộ gia đình mà gửi qua số di động, Email. Việc tra cứu hóa đơn hoặc tải về để lưu trữ phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Khách hàng có thể tự in hóa đơn điện tử tiền nước để lưu trữ khi cần.

3. Quản trị theo hướng hiện đại hoá cho các đơn vị cung ứng nước

Ngoài mang lại giá trị, tiện ích cho khách hàng, sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành nước còn là lựa chọn tối ưu hóa quản trị tại doanh nghiệp. Đầu tiên phải kể đến là khả năng quản lý thông tin khách hàng bằng công cụ điện tử. Thông qua phương tiện điện tử giúp chuyên nghiệp hóa, thuận tiện cho công việc thu thập dữ liệu số, phát hành hóa đơn điện tử từ đó giúp tra cứu dễ dàng, quản lý và kiểm soát chặt chẽ hơn.
Với khả năng tích hợp và truyền dẫn dữ liệu vào các phần mềm hay hệ thống quá lý doanh nghiệp tiên tiến như SAP, ERP, CRM giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ sử dụng kết hợp với lượng khách hàng để đưa ra hướng phát triển cho doanh nghiệp phù hợp.
Nhà quản lý sẽ giải quyết được bài toán chi phí về in ấn, lưu trữ bằng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn là bước đệm để doanh nghiệp hiện đại hóa tiện ích, hiệu quả công việc. Từ đó mang lại lợi nhuân, giảm thiểu chi phí và tối ưu được sức lao động cho nhân viên.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Dần triển khai hóa đơn điện tử cho các đơn vị cấp nước trên toàn quốc

Ngoài khu vực Hà Nội thì hiện nay, khu vực miền nam đặc biệt là TP. Hồ Chí Minh, các đơn vị cấp nước đã nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử. Bằng cách kết hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hoàn thiện các yêu cầu đặc thù mà doanh nghiệp đề ra.
Thời gian gần đây, khu vực Tp. Hồ Chí Minh gồm công ty Cấp nước Gia Định, Công ty Cấp nước Nhà Bè đã hoàn thiện hệ thống phần mềm hóa đơn điện từ. Thái Sơn đã đáp ứng nhu cầu xuất hóa đơn liên tục bằng hệ thống đạt tiêu chuẩn. Mang lại cho các đơn vị cấp nước giải pháp vượt trội, truyền nhận dữ liệu giữa nhiều điểm xuất hóa đơn tới các phần mềm quản lý. Hỗ trợ nhà cung cấp gửi và xác nhận hóa đơn qua Email, SMS. Có thể ký số cho nhiều hóa đơn cùng một lúc.