Đây là thời điểm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định tại nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ.

1. Quy định về thời điểm chính thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 đã quy định về hiệu lực thi hành bắt đầu từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. Như vậy doanh nghiệp có 2 năm để chính thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định sẽ tiến hành chậm nhất là ngày 1/11/2020.
Đồng thời trong khoảng thời gian 2 năm, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu thực thi hành. Có nghĩa các công tác liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo nghị định 119, còn hóa đơn giấy vẫn thực hiện như cũ.

Hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

Chính thức từ ngày 1/11/2020, các nghị định trên sẽ hết hiệu lực thi hành. Như vậy, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân có bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng cho đối tượng nào?

Như đã nói ở phần trước, hóa đơn điện tử sinh ra để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Như vậy các doanh nghiệp đang sử dụng các loại hóa đơn giấy như: Hóa đơn đỏ, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn đặc biệt sẽ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Cụ thể, các loại doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực như: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị. 
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin. Đảm bảo hoạt động trên hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử. Có phương tiện lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Đặc biệt,các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Và các trường hợp khác theo quy định tại Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Các bước để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

5 bước phát hành hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp.

Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước chuyển đổi như sau:
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp cần xem xét lại các tiêu chí đề ra của 1 nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại điều 32 Nghị định 119.
Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Để đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn, ngoài việc doanh nghiệp chủ động nhìn nhận nhu cầu sử dụng hóa đơn hàng tháng, quý, năm cùng với mô hình quản lý tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để khảo sát, phân tích và lựa chọn phương án tích hợp phù hợp.
Bước 3: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín việc ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm.
Bước 4: Tạo mẫu hóa đơn. Phụ thuộc vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp thường sử dụng là loại hóa đơn nào. Ví dụ như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… Từ đó doanh nghiệp lựa chọn mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế dựa trên quy định.
Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp lập mẫu phát hành theo quy định và phát hành qua các kênh.

4. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, quyết định sự thành công của việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nhìn nhận trên nhiều phương diện của nhà cung cấp như: khả năng tài chính, nhân sự, kỹ thuật, đặc biệt là thông tin và kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp. Cụ thể nhà cung cấp phải là doanh nghiệp được thành lập theo quy định và hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Có khả năng xử lý rủi ro, bồi thường thiệt hại trong quá trình cung cấp dịch vụ. Kết hợp với đội ngũ nhân sự có trình độ, khả năng xử lý 24/7 khi gặp phải các vấn đề về kỹ thuật.

E-Invoice được nhiều thương hiệu lớn tin tưởng sử dụng.

Sản phẩm E-Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ tiêu chí của phần mềm hóa đơn điện tử. Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn hiểu rằng ngoài giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, doanh nghiệp rất cần dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Nếu cần tư vấn cụ thể về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/