Đây là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế mẫu hóa đơn điện tử kèm theo logo, hình ảnh công ty để tạo ra sự khác biệt và đặt dấu ấn trong lòng khách hàng. Vậy doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử hay không? Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết vấn đề này.

1. Quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử

Trước khi tìm hiểu về việc doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử hay không. Doanh nghiệp cần nắm qua quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử theo đúng quy định từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Theo trình tự khởi tạo hóa đơn điện tử, sau khi tìm hiểu và phối hợp được với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, để có thể sử dụng doanh nghiệp cần lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan Thuế để được xét duyệt. Sau khi được cơ quan Thuế quản lý xét duyệt đồng ý khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt đầu tạo mẫu hóa đơn để sử dụng trong công tác bán hàng và cung ứng dịch vụ. Đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế ra mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt cho mình.

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng cho mình.

Sau khi quyết định mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử từ đó. Khi đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện thì hóa đơn giấy còn dư thừa chưa sử dụng phải được hủy đi.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các thông tin theo như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thay đổi. Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký lại thông tin theo mẫu và gửi lại cơ quan Thuế để được đồng bộ dữ liệu. Những thông tin thay đổi, doanh nghiệp có thể sửa trực tiếp trên mẫu hóa đơn đã thiết kế trước đó.

2. Hướng dẫn thiết kế mẫu hóa đơn điện tử

Sau khi được cơ quan Thuế quản lý đồng ý khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chọn mẫu hóa đơn điện tử hoặc tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử dựa trên quy chuẩn pháp luật đề ra. Việc khởi tạo mẫu hóa đơn, không những doanh nghiệp có thể tự thiết kế mà hoàn toàn có thể sử dụng mẫu có sẵn mà nhà cung cấp phần mềm đưa ra.

Doanh nghiệp lựa chọn mẫu hóa đơn GTGT, mẫu hóa đơn bán hàng… tùy theo lĩnh vực. 

Nếu doanh nghiệp muốn chủ động thiết kế mẫu hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể thực hiện ngay trên phần mềm chứ không thông qua các phần mềm thiết kế khác.

DN cần nhập đầy đủ thông tin cần thiết được đánh dấu (*).

Khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể bắt đầu thiết kế mẫu hóa đơn cho riêng mình.

Trên phần mềm E-Invoice có nhiều bản mẫu để doanh nghiệp lựa chọn. 

Dựa trên các bản mẫu theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ chủ động thiết kế ra mẫu hóa đơn điện tử theo mong muốn.

Những thông số được điều chỉnh hoàn toàn phù hợp theo quy định của pháp luật.

Trên phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy chỉnh các thông số cho phép trên phiên bản thiết kế.

Logo hay ảnh nền đều có thể chèn thêm vào mẫu thiết kế mà doanh nghiệp tự tạo. 

Như vậy, hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể thiết kế dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn phải đảm bảo các tiêu chí pháp luật đề ra.

3. Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Mẫu hóa đơn điện tử đúng pháp luật phải có đầy đủ các thông tin và theo quy định trong Điều 6 tại Nghị định 119 về Nội dung của hóa đơn điện tử, cụ thể phải có các nội dung:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Tổng số tiền thanh toán…
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán/ người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Nếu doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thì có thể yên tâm sử dụng mẫu có sẵn trên phần mềm. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/