Gửi hóa đơn điện tử qua Email là bước tiến vượt bậc trong công tác xử lý công nợ của doanh nghiệp. Thay vì việc viết tay hóa đơn, đóng gói và mang đi chuyển phát vừa tốn thời gian vừa tốn công sức thì giờ đây doanh nghiệp chỉ cần phát hành xong hóa đơn là có thể gửi hóa đơn đến khách hàng qua Email.

1. Có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tử

Trước khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành, tại khoản 2, Điều 8 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nhắc tới với vấn đề này. Việc gửi hóa đơn điện tử đã lập cho khách hàng có thể sử dụng 2 cách thức: Gửi trực tiếp và gửi gián tiếp

1.1. Gửi trực tiếp

Với các gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn ngay tại phần mềm đến địa chỉ Email của khách hàng. Về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên từ trước. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký của cả 2 bên lại cho bên bán. Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử cũng phải được thỏa thuận trước giữa hai bên.

Sử dụng hình thức gửi hóa đơn bằng Email tối ưu chi phí chuyển phát cho doanh nghiệp.

1.2. Gửi thông qua tổ chức trung gian

Tổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hàng hoặc kế toán chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của donh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán thì cần phải ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có đầy đủ chữ ký. Căn cứ theo quy định, người bán có trách nhiệm gửi thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua./

2. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua Email

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn diện tử E-Invoice, để quản lý trạng thái hóa đơn, doanh nghiệp cần kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực”, chọn “ Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng”.

Quản lý việc gửi hóa đơn cho khách hàng.

Ngay trên giao diện, có thể quan sát được trạng thái cụ thể của các hóa đơn đã lập, hóa đơn chưa lập, hóa đơn đã gửi hoặc chưa gửi thành công. Với hóa đơn điện tử chưa gửi và đang có nhu cầu gửi đi, doanh nghiệp chọn vào những hóa đơn này rồi ấn nút “gửi mail”.
Ngoài ra, ngay trên những hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái đã gửi Email cho khách hàng với từng đơn hàng với các trạng thái như:

• Đã gửi email
• Đã gửi email (Khách hàng chưa xác nhận)
• Đã gửi email (Khách hàng đã xác nhận)

Ảnh minh họa. 

Để thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và ấn nút “xử lý trạng thái gửi hóa đơn”.

Ảnh minh họa.

Để sửa lại Email nhận hóa đơn, doanh nghiệp nhập hoặc thay đổi trạng thái thực tế của hóa đơn. Bằng cách tích chọn vào trạng thái hợp lý và ấn nút “ghi” để lưu lại. Với các trường hợp danh sách hóa đơn gửi lỗi nếu muốn sửa lại địa chỉ Email cũng thực hiện tương tự như vậy.

3. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua SMS

Bên cạnh việc gửi hóa đơn điện tử qua Email, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức gửi hóa đơn qua SMS. Thao tác sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice bằng cách doanh nghiệp click chuột vào menu “hóa đơn điện tử có xác thực” và chọn “quản lý gửi tin nhắn cho khách hàng”.

Giao diện sẽ xuất hiện trạng thái chi tiết các hóa đơn điện tử đã lập tương tự như phần gửi hóa đơn điện tử qua Email. Doanh nghiệp lựa chọn các hóa đơn cần gửi và chọn “gửi tin nhắn”. Với những hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi như: Đang gửi/ đã gửi.

Ảnh minh họa.

Cùng với đó, doanh nghiệp có thể thay đổi trạng thái gửi hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn cần sửa và nhấn vào nút “xử lý trạng thái gửi hóa đơn”.

Ảnh minh họa.

Nếu muốn sửa số điện thoại nhận hóa đơn, doanh nghiệp click chọn vào trạng thái hợp lý sau đó ấn nút “ghi” để lưu lại.
Ngoài việc quản lý tin nhắn, trên phần mềm E-Invoice còn có thêm phần danh sách chi tiết tin nhắn có đầy đủ thông tin như ngày giờ gửi, số lượng tin đã gửi.

Ảnh minh họa.

Với quy trình gửi hóa đơn trên, E-Invoice thực hiện các bước dựa trên quy chuẩn nghiệp vụ và căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn không chỉ đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp với đa dạng lĩnh vực, mô hình kinh doanh và quy mô của khách hàng. Bên cạnh các tính năng ưu việt, E-Invoice còn được đánh giá cao bởi giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7.
Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/