Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28, cụ thể như sau:

1. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử.

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28, cụ thể như sau:

• Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn điện tử.
• Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
• Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Trường hợp các cơ quan quản lý nhà nước, người có thẩm quyền có nhu cầu theo quy định của pháp luật về việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, về xác minh tính hợp pháp của hàng hóa đang lưu thông trên thị trường và các thủ tục hành chính khác có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
• Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

2. Hướng dẫn thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế

Để tra cứu hóa đơn điện tử, khách hàng có thể tra cứu ngay trên website tra cứu của đơn vị phát hành hóa đơn và nhận được chi tiết hóa đơn. Bên cạnh đó, Tổng cục Thuế cũng đã xây dựng website tra cứu hóa đơn, biên lai giúp cung cấp thông tin cho người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân khác.
Cách sử dụng trang của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Bước 1: Truy cập vào trang tra cứu của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
• Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, Biên lai” 🡪 “Hóa đơn” 🡪 “Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn”

Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang của Tổng cục Thuế.

• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu: Mã số thuế - Mẫu số - Ký hiệu hóa đơn – Số hóa đơn – Mã xác thực và sau đó nhấn nút Tìm kiếm

Điền đủ các trường thông tin có dấu (*) là trường thông tin bắt buộc.

• Bước 4: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn điện tử trả về

Hóa đơn điện tử có kết quả tra cứu trả về đầy đủ Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn là hóa đơn hợp lệ.

Kết quả tra cứu hóa đơn điện tử với đầy đủ các trường thông tin.

Trong một số trường hợp, kết quả trả về thiếu một trong hai trường thông tin trên thì có thể là do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đang thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được cập nhật lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Kết quả tra cứu thiếu trường thông tin không đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế  tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ 🡪 Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” 🡪 “Xác minh hóa đơn”

Màn hình hiển thị khi muốn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Bước 2: Điền các thông tin yêu cầu, bao gồm: Số hóa đơn xác thực – Mã xác thực – Mã kiểm tra

Người tra cứu thực hiện đầy đủ các thông tin theo yêu cầu

• Bước 3: Nhận kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trả về

Kết quả tra cứu khi xác minh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường thông tin “Trạng thái hóa đơn” hiển thị trong kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn điện tử có mã xác thực đó có hợp lệ hay không.

• Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý:
  • Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
  • Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
  • Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
  • Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Các trạng thái hóa đơn dưới đây cho biết hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý:
  • Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày....
  • Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/...
  • Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Để thuận lợi cho việc tra cứu hóa đơn điện tử, hiện nay nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trong đó có Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã hỗ trợ xây dựng trang tra cứu hóa đơn ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp. Điều này là rất cần thiết trong bối cảnh hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi bởi nó đem đến sự thuận tiện cho khách hàng khi có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn, nâng cao trải nghiệm của khách hàng cũng như nâng cao hình ảnh, tăng tính chuyên nghiệp của thương hiệu doanh nghiệp.
Không chỉ hỗ trợ website tra cứu hóa đơn, Thái Sơn còn được nhắc đến với phần mềm hóa đơn điện tử E- Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định có khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp cùng dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Hàng loạt những thương hiệu và tên tuổi lớn Samsung, Coca-Cola, Circle K, Grab, KFC, Golden Gate…đều đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice.

Nếu quan tâm đến hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Số 15 Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.