Việc các doanh nghiệp nắm rõ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng, nhất là trong bối cảnh Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh được đặt mục tiêu hoàn thành áp dụng hình thức này ngay trong năm nay và các địa phương khác là trước 01/11/2020 như đã được đề cập tại Nghị quyết 01/NQ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

1. Xác định loại hình hóa đơn điện tử doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng

Trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức phải nắm được loại hình hóa đơn doanh nghiệp được áp dụng theo quy định.

Doanh nghiệp cần nắm rõ loại hình hóa đơn điện tử đơn vị mình sẽ sử dụng.
 

Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã quy định rõ các nhóm đối tượng áp dụng 2 hình thức hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

1.1. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức cá nhân áp dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã khi đáp ứng các điều kiện:

• Lĩnh vực kinh doanh nằm trong các nhóm ngành: điện lực; bưu chính viễn thông; xăng dầu; vận tải đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, hàng không; tài chính tín dụng; nước sạch; bảo hiểm; y tế; thương mại; thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị
• Hạ tầng kỹ thuật công nghệ: có khả năng thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định; xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, 
• Không thuộc trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay rủi ro cao về thuế.

1.2. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có số lượng lao động sử dụng thường xuyên từ 10 trở lên và đạt doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
• Hộ, cá nhân kinh doanh có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử
• Hộ, cá nhân kinh doanh kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp trực tiếp đến người tiêu dùng tại địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế 
• Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

2. Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 14 & Điều 20 Nghị định 119 và tiến hành như sau: 

• Doanh nghiệp, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 Phụ lục Nghị định.

Mẫu số 1 dùng trong thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019.
 

• Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục Nghị định 119 qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng không được chấp nhận, đơn vị chuyển sang đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Nếu muốn thay đổi thông tin đã đăng ký,, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chuẩn bị nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục Nghị định 119 để thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế.
Với những đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục Nghị định 119 nếu rà soát và xác định đơn vị thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện.
Thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019 là một trong những bước quan trọng và không thể thiếu để doanh nghiệp đưa hình thức hóa đơn này vào áp dụng. Bởi vậy, nếu có vướng mắc về quy định, doanh nghiệp nên liên hệ đến cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được giải đáp.
 

Nhà cung ứng có thể hỗ trợ trong quá trình đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử.

Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn đơn vị triển khai thành công hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – ThaisonSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp & tổ chức. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Tổng cục Thuế và được Samsung, Coca-Cola, Lotte, Circle K, Grab, Golden Gate… lựa chọn triển khai.  
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/